Vänligen observera, att detta är en översättning av den ursprungliga finska dataskyddsbeskrivning. Om det finns avvikelser mellan översättningen och ursprungliga beskrivningen, anses ursprungliga beskrivningen vara giltig.
1 Samregisteransvariga och registrets kontaktperson
Namn: Teknikens akademikerförbund rf, Teknikens akademiker rf
Adress: Banvaktsgatan 2, 00520 Helsingfors
Telefon: (09) 2291 2291
FO-nummer: 0117014-0, 0201522-2
TEK är en sammanslutning av två föreningar. Med TEK:s val avses både Teknikens Akademikerförbund TEK rf:s val och Teknikens Akademiker rf:s val. TEK:s personmedlemmar är medlemmar i Teknikens akademiker rf. TFiF-TEK-medlemmar är medlemmar i Tekniska Föreningen i Finland r.f.
Kontaktperson: Daniel Valtakari
E-postadress: daniel@tek.fi
2 Dataskyddsansvarig
3 De registrerade
I registret behandlas personuppgifter av medlemmar (nedan: registrerade) i Teknikens akademiker rf och Teknikens akademikerförbund rf (nedan: Föreningen). Medlemmarna i Teknikens Akademikerförbund TEK rf är personliga medlemmar antingen i Teknikens Akademiker rf eller i Tekniska Föreningen i Finland rf.
4 Syftet med och grunden för behandlingen
Syftet med behandlingen av personuppgifterna är att kunna organisera Teknikens Akademikerförbund TEK rf:s förbundsröstning och Teknikens Akademiker rf:s medlemsröstning i fullmäktigevalet enligt röstnings- och valordningen.
Den primära lagliga grunden för behandlingen av personuppgifterna är att medlemskapsavtalet ska följas. Beslutanderätten i föreningar bestäms enligt föreningslagen, föreningarnas regler samt röstnings- och valordningen (nedan: regler) som ska följas vid val.
De röstberättigade medlemmarnas personuppgifter används för att kontrollera rösträtten och identifiera röstarna vid röstningen samt för att förmedla information. Vid själva röstningen behandlas personuppgifterna inte och det går inte att kombinera röstaren med den avgivna rösten.
De medlemmars personuppgifter som ställer upp/nomineras i valet behandlas under valprocessen
-
av TEK:s kansli när det skickar information åt kandidaterna och vid valkommunikation
-
av valombuden och valförbundets grundare när de använder kandidatnomineringsredskapet/gör kandidatlistan och
-
av TEK och Webscale när de sköter valmaskinen.
Potentiella kandidater tillfrågas om godkännande av kandidaturen via det elektroniska kandidatnomineringsredskapet eller muntligen eller skriftligen av valombudet/valförbundets grundare.
Den som ställer upp som kandidat godkänner att hens följande uppgifter visas i valmaskinen, i TEK:s kandidatförtekning och i andra valkommunikation:
-
Valkrets och i fråga om Teknikens Akademiker rf även valområde
-
Valförbund
-
Kandidatnummer uppgivet av valnämnden
-
För- och efternamn
-
Hemort
Om kandidaten vill kan hen ge fler uppgifter om sig i valmaskinen. Kandidaterna ger också TEK:s kansli tillgång till deras telefonnummer och e-postadress, så att de kan få information om kandidaturen och valet.
Valresultatet publiceras i enlighet med val- och omröstningsordningen på organisationens för alla öppna plattform eller plattformar (såsom webbplatsen www.tek.fi). Av valresultatet publiceras namnet på alla valda och ersättare samt separat namnen på och röstetalen för alla kandidater, valförbundens och valringarnas röstetal och jämförelsetal enligt valkretsar och valområden.
5 Personuppgifter som behandlas
I registret behandlas följande personuppgifter:
Vid kandidatnomineringen samlar valombuden/valförbundens grundare regelenligt och i enlighet med valnämndens beslut in följande information:
-
Alla förnamn och efternamn
-
Hemort
-
E-post och telefonnummer
-
Födelsedatum
-
Valkrets och i fråga om Teknikens Akademiker rf även valområde
TEK:s kansli skickar valinformation till de medlemmar som ställt upp/nominerats som kandidater och de medlemmar som godkänt kandidaturen. I samband med det behandlas följande uppgifter:
-
För- och efternamn
-
E-postadress
-
Telefonnummer
I TEK:s elektroniska och tryckta kandidatförteckningen meddelas kandidaternas:
-
Valkrets och i fråga om Teknikens Akademiker rf även valområde
-
Valförbund
-
Kandidatnummer uppgivet av valnämnden
-
För- och efternamn (baserat på informationen i OmaTEK medlemsportal 27.2.2023)
-
Hemort (baserat på informationen i OmaTEK medlemsportal 27.2.2023)
TEK:s kansli matar in följande uppgifter om kandidaterna i valmaskinen:
-
Förnamn och efternamn
-
Kandidatnummer uppgivet av valnämnden
-
Valförbund
-
Valkrets och i fråga om Teknikens Akademiker rf även valområde
Kandidaterna kan dessutom själva ange följande uppgifter i valmaskinen:
-
Titel
-
Arbetsplats
-
Lärd grad
-
E-post och telefonnummer
-
Ålder
-
Hemort
-
Sitt fotografi
-
En presentation
-
Andra uppgifter
Vid röstningen behandlas följande av de röstberättigade medlemmarnas uppgifter:
-
Namn
-
Kontaktuppgifter (e-postadress, telefonnummer och adress)
-
Personbeteckning eller telefonnummer/e-postadress för identifiering vid elektronisk röstning
Valresultatet kommer att publiceras i TEK:s kommunikation (t.ex. Webbplatsen www.tek.fi) enligt följande:
Valresultatet publiceras i enlighet med val- och omröstningsordningen på organisationens för alla öppna plattform eller plattformar. Av valresultatet publiceras namnet på alla valda och ersättare samt separat namnen på och röstetalen för alla kandidater, valförbundens och valringarnas röstetal och jämförelsetal enligt valkretsar och valområden.
Dessutom kommer namnen på de valda kandidaterna att uppdateras på TEK:s fullmäktigesida under fullmäktigeperiodens varaktighet.
6 Stadgeenliga informationskällor
Personuppgifter samlas in:
-
från medlemmarna personligen
-
via valombuden/valförbundens grundare enligt de uppgifter medlem gett åt dem och
-
från TEK:s medlemsregister.
Valombuden/valförbundens grundare matar in kandidaternas för- och efternamn, hemort, födelsedatum, telefonnummer och e-postadress på sitt valförbunds kandidatlista.
7 Stadgeenliga utlämnanden och överföringar av personuppgifter
Personuppgifterna kan överföras till samarbetspartner för att dessa ska kunna genomföra arrangemang och tjänster i samband med valet.
Personuppgifter överförs till:
-
MailHouse (för kandidatnominering och användning av röstningsmaskinen samt för postning av röstningsmaterial)
-
Webscale (för användning av valmaskinen)
8 Överföring av personuppgifter utanför EU eller EES-området
Personuppgifter överförs inte utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.
9 Lagringstid för personuppgifter
Personuppgifter kommer att lagras under valens varaktighet och för eventuella ändringar och för valanalys fram till den 5 juni 2023.
10 Den registrerades rättigheter
Den registrerade har rätt att när som helst göra en invändning mot behandlingen av sina personuppgifter för direktmarknadsföring. Den registrerade kan ge Föreningen ämnesspecifika samtycken och förbud som gäller direktmarknadsföring.
Dessutom har den registrerade rätt, i enlighet med tillämplig lagstiftning om dataskydd, att när som helst:
-
få information om behandlingen av sina personuppgifter;
-
få tillgång till sina egna uppgifter och kontrollera sina personuppgifter som har behandlats av Föreningen;
-
begära korrigering och komplettering av ofullständiga och felaktiga personuppgifter;
-
begära att de egna personuppgifterna raderas;
-
ta tillbaka sitt samtycke och göra en invändning mot behandlingen av sina personuppgifter i den mån behandlingen av personuppgifterna bygger på den registrerades samtycke;
-
göra en invändning mot behandlingen av sina personuppgifter, om den registrerade har ett särskilt skäl till detta som anknyter till den registrerades personliga situation, till den del som Föreningen behandlar personuppgifter utifrån Föreningens berättigade intresse;
-
få sina personuppgifter i maskinläsbar form och överföra ifrågavarande uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig förutsatt att den registrerade personligen har lämnat ifrågavarande uppgifter till Föreningen, att Föreningen behandlar ifrågavarande personuppgifter med stöd av den registrerades samtycke och behandlingen utförs automatiskt; och
-
begära att behandlingen av sina personuppgifter begränsas.
Den registrerade måste lämna in en begäran om att ovannämnda rättighet genomförs enligt anvisningarna i punkten Kontakt i denna dataskyddsbeskrivning. Föreningen kan be att den registrerade specificerar sin begäran skriftligen och bekräftar den registrerades identitet innan begäran behandlas. Föreningen kan vägra att genomföra begäran på grundval av tillämplig lagstiftning.
11 Rätt att överklaga till tillsynsmyndigheten
Varje registrerad person har rätt att lämna in ett klagomål hos den behöriga tillsynsmyndigheten eller till tillsynsmyndigheten i den EU-medlemsstat där den registrerade bor eller där den registrerades arbetsplats är belägen, om den registrerade personen anser att Föreningen inte har behandlat personuppgifter i enlighet med tillämplig lagstiftning om dataskydd.
12 Datasäkerhet
Personuppgifter som behandlas digitalt skyddas och lagras i Föreningens datasystem, till vilka åtkomsten är begränsad endast till personer som behöver denna information för att sköta sina arbetsuppgifter. Dessa personer använder personliga användarnamn och lösenord.
Personuppgifter som skickas utanför Föreningen är krypterade. Arbetsstationerna som Föreningen använder är krypterade.
13 Kontakt
Begäran om att använda den registrerades rättigheter, frågor om denna dataskyddsbeskrivning och andra kontaktförfrågningar ska skickas per e-post till den dataskyddsansvarige: tietosuojavastaava@tek.fi
Den registrerade kan också kontakta oss personligen eller skriftligen på adressen nedan:
Teknikens akademikerförbund TEK rf
Medlemsregistret
Banvaktsgatan 2, 00520 Helsingfors
14 Ändringar i denna dataskyddsbeskrivning
Denna dataskyddsbeskrivning kan uppdateras tidvis till exempel om lagstiftningen ändras. Denna dataskyddsbeskrivning har senast uppdaterats den 5 januari 2023.