TEKin palkintorekisterin tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä ja rekisterin yhteyshenkilö

Nimi: Tekniikan Akateemiset ry ja Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry
Osoite: Ratavartijankatu 2, 00520 Helsinki
Puhelin: (09) 229 121
Y-tunnus: 0117014–0, 0201522-2

TEK on kahden yhdistyksen yhteenliittymä, josta aiheutuen osa toiminnoista (ja yksiköistä) on juridisesti Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry:n alla ja osa Tekniikan Akateemiset ry:n alla. TEKin henkilöjäsenet ovat Tekniikan Akateemiset ry:n jäseniä.

Yhteyshenkilöt: Jussi-Pekka Teini
Sähköpostiosoite: jussi-pekka.teini@tek.fi

2 Tietosuojavastaava

tietosuojavastaava@tek.fi

3 Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Tekniikan Akateemiset ry:n ja Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry:n (jäljempänä ”Yhdistys”) kilpailuiden (Suomalainen insinöörityöpalkinto, väitöskirjapalkinto, diplomityöpalkinto, Pro gradu -palkinto (MAL yhteistyössä, mutta Yhdistys hallinnoi henkilötietojen käsittelyä)) osallistuvien henkilöiden ja heidän ohjaajiensa henkilötietoja.

4 Käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Yhdistyksen kilpailujen järjestäminen sekä palkintojen ja stipendien jakaminen. Kilpailujen tarkoituksena on tekniikan ja tieteen edistäminen sekä opintoalojen esille tuominen.

Henkilötietojen käsittelyperuste toisella karsintakierroksella on rekisteröityjen suostumus.

5 Käsiteltävät henkilötiedot

Yhdistys käsittelee seuraavia kilpailijoiden, ohjaajien, kilpailutyön ilmoittajan, valiokunnan jäsenten ja kilpailutöitä arvioivien luottamushenkilöiden henkilötietoja:

- henkilön nimi, yhteystiedot ja syntymävuosi
- henkilön yliopisto/korkeakoulu, osasto/tiedekunta ja kotipaikka
- stipendeillä palkittavien tilitiedot
- kilpailutyön yhteyshenkilön yhteystiedot

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään:

- rekisteröidyltä itseltään; ja
- kilpailutyön ehdottajalta.

7 Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot 

Henkilötietoja voidaan siirtää Yhdistyksen yhteistyökumppaneille Yhdistyksen tapahtumiin liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi.

Yhteistyökumppaneita ovat:

- Verottaja
- Kilpailutöiden lausuntojen antajat

8 Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään kaikista töistä enintään 2 vuotta tietojen saamisesta, finalistitöiden tiedot säilytetään enintään 2 vuotta. Finalistityöt voidaan ottaa uuteen käsittelyyn tulevina vuosina palkintojen kohdentamiseksi eri tekniikan aloille. Voittajatyöt säilytetään historian dokumentoimiseksi.

10 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

11 Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että Yhdistys ei ole käsitellyt henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12 Tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen tietojärjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja tietojen käyttöä valvotaan. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Yhdistyksen käyttämät työasemat ja tallennusmediat ovat salattuja.

13 Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse tietosuojavastaavalle. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry
Tietosuojavastaava
Ratavartijankatu 2, 00520 Helsinki

14 Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 6.5.2019.