Privacy statement for TEK's services and membership register
Dataskyddsbeskrivning för TEK:s medlemstjänster och medlemsregister
TEKin jäsenpalveluiden ja jäsenrekisterin tietosuojaseloste
1 Yhteisrekisterinpitäjät ja rekisterin yhteyshenkilö
Nimi: Tekniikan Akateemiset ry ja Tekniikan Akateemisten Liitto ry
Osoite: Ratavartijankatu 2, 00520 Helsinki
Puhelin: (09) 2291 2291
Y-tunnus: 0117014–0, 0201522-2
TEK on kahden yhdistyksen yhteenliittymä, josta aiheutuen osa toiminnoista (ja yksiköistä) on juridisesti Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry:n alla ja osa Tekniikan Akateemiset ry:n alla. Työntekijöitä on tästä aiheutuen juridisesti kummassakin yhdistyksessä, mutta käytännössä työntekijät toimivat yhdessä. TEKin henkilöjäsenet ovat Tekniikan Akateemiset ry:n jäseniä.
Yhteyshenkilöt: palvelujohtaja Miia Seppi
Sähköpostiosoite: jasenpalvelu@tek.fi
2 Tietosuojavastaava
3 Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään Tekniikan Akateemiset ry:n ja Tekniikan Akateemisten Liitto ry:n (jäljempänä ”Yhdistys”) jäsenten, entisten jäsenten, Yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja.
4 Käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Yhdistyksen jäsenten edunvalvonta ja palvelujen ja etujen tarjoaminen Yhdistyksen jäsenille ja sidosryhmille. Henkilötietoja käytetään myös jäsensuhteen hoitamiseen ja jäsenkokemuksen ja palveluiden kehittämiseen.
Henkilötietojen pääasiallinen käsittelyperuste on Yhdistyksen lakisääteinen velvoite ylläpitää jäsenrekisteriä sekä jäsenyyssopimuksen täytäntöönpano. Joitain käsittelytoimenpiteitä suoritetaan myös Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella.
Jäsenten ammattiliittoon kuulumista koskevaa tietoa käsitellään ammattiliittotoimintaan liittyvän yhdistyksen toiminnan yhteydessä ja asianmukaisin suojatoimin. Ammattiliiton jäsenyystietoa luovutetaan rajoitetuille työpaikan luottamushenkilöille sekä lakkoihin liittyen Yhdistyksen neuvottelujärjestö YTN:lle rekisterinpitäjän tai rekisteröidyn velvoitteiden ja erityisten oikeuksien noudattamiseksi työoikeuden saralla edunvalvontaan liittyen. Lisäksi jäsentietoja luovutetaan jäsenetuja tarjoaville palveluntarjoajille jäsenyyteen kuuluvien etujen ja alennusten toteuttamiseksi.
Jäsenten yhteystietoja ja työ- ja elämäntilanteeseen liittyviä tietoja käytetään jäsenluokan ja siihen liittyvien palveluiden ja etujen määrittämiseen, jäsenyydestä viestimiseen ja tiedottamiseen, laskutukseen, jäsenten palveluun ja etujen toimittamiseen.
Henkilötunnuksen osalta käsittelyperusteena on se, että jäsen voidaan yksilöidä luotettavasti ja yksiselitteisesti jäsenen oikeusturvan sekä etujen ja oikeuksien varmistamiseksi.
Jäseniltä kerätään myös yksittäisiin palveluihin nimenomaisesti liittyviä tietoja, jotka voivat olla luonteeltaan arkaluonteisiakin. Tällaisia palveluita ovat mm. Yhdistyksen lakipalvelut ja edunvalvonta, urapalvelut, palkkaneuvonta, hyvinvointipalvelut ja muut vastaavat palvelut. Näihin tarkoituksiin kerättyjä tietoja käytetään vain palveluiden tuottamistarkoituksiin ja arkaluonteisiin tietoihin pääsyä on rajattu niihin henkilöihin, joilla on toimenkuvansa ja roolinsa puolesta tarve käsitellä tietoja jäsenen palvelemiseksi.
Yhdistyksen jäsenrekisteriin ja palvelujärjestelmiin tallentuu tietoa myös jäsenen asioinnista, palveluiden käytöstä sekä palveluita koskevasta palautteesta.
5 Käsiteltävät henkilötiedot
Yhdistys käsittelee seuraavia jäsentensä henkilötietoja:
- henkilön nimi ja henkilötunnus
- henkilön yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
- henkilön jäsen- tai asiakasnumero
- henkilön sukupuoli
- henkilön laskutus- ja maksutiedot
- henkilön opintotiedot
- kansalaisuus ja kieli
- henkilön ura-, työ- ja elämäntilanne (mm. perhevapaat, työttömyys, yrittäjyys, tieto puolisosta alennusta varten)
- henkilön työpaikka- ja työnantajatiedot
- henkilön jäsenyydet ja luottamustehtävät Yhdistyksessä ja Yhdistyksen kannalta olennaisissa yhteisöissä
- asiointi- ja palveluhistoria Yhdistyksen palveluita ja etuja käytettäessä
-palvelupalaute
Palveluiden yhteydessä kerätään myös jäsenen tapaukseen ja palveluun liittyviä tietoja. Näissä tapauksissa saatetaan myös käsitellä arkaluonteisia tietoja. Kerätyt tiedot voivat sisältää muun muassa edunvalvontaa, lakineuvontaa tai oikeusvaadetta varten kerätyt tiedot jäseneltä tai muilta tapaukseen liittyviltä sidosryhmiltä asiakkaan tapauksen hoitamista varten, terveydentilaan tai etniseen taustaan liittyvät tiedot, palkkatiedot ja muut tiedot jäsenen työ- tai elämäntilanteesta.
6 Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään:
- rekisteröidyltä itseltään tai hänen yksittäistä palvelua (esim. lakipalvelua) varten nimeämiltään tahoilta;
- ulkopuolisilta palveluntarjoajilta jäsenetujen käytöstä sekä osoitteiden päivityksistä (esim. Alma Talent, Posti Oy);
- muilta liitoilta (Opetusalan Ammattijärjestö OAJ, RIL ry, Suomen Arkkitehtiliitto SAFA, Tekniska Föreningen i Finland, TFiF, Teollisuustaiteen Liitto Ornamo); ja
- yliopistoilta ja korkeakouluilta.
7 Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja voidaan siirtää Yhdistyksen yhteistyökumppaneille Yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi. Tällaisia yhteistyökumppaneita ovat mm. painotalot ja postitusta, sekä muuta jäsenviestintää Yhdistyksen lukuun tuottavat yritykset, jäsentietojärjestelmien ja palvelujärjestelmien toimittajat, ylläpitäjät ja kehittäjät, jäsenpalveluita ja -etuja tuottavat organisaatiot ja yritykset. Yhdistys solmii tietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevan sopimuksen niiden yhteistyökumppaneiden kanssa, joille Yhdistys siirtää henkilötietoja.
Henkilötietoja luovutetaan rekisterinpitäjän velvoitteiden ja rekisteröidyn erityisten oikeuksien noudattamiseksi myös:
- Ylemmät Toimihenkilöt YTN ry
- työpaikan luottamusmiehet
-Veroviranomaisille jäsenmaksutiedot
-Korkeasti koulutettujen kassa KOKO
8 Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9 Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään jäsenrekisterissä niin kauan kuin henkilö on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
Palvelutilanteessa kerätyt henkilötiedot ja viestintä säilytetään palvelusta riippuen muutamista kuukausista enintään kymmenen vuoden ajan palveluprosessin päättymisestä, jotta jäsenellä on mahdollisuus palata viesteihin ja omiin tietoihinsa. Oikeusvaateen laatimisen vuoksi kerätyt henkilötiedot säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan palvelutilanteen päättymisestä.
Asiointia ja palvelunkäyttöä koskevat tiedot säilyvät niin kauan kuin henkilö on Yhdistyksen jäsen ja enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella.
10 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle aihekohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja.
Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
11 Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että Yhdistys ei ole käsitellyt henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
12 Tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen tietojärjestelmiin, joihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Rekisteröidyllä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Yhdistyksen käyttämät työasemat ovat salattuja.
13 Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse tietosuojavastaavalle: tietosuojavastaava@tek.fi
Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry
Jäsenpalvelu
Ratavartijankatu 2, 00520 Helsinki
14 Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 14.11.2022.