Tekniikan Akateemiset ry:n ja Opinkirjo ry:n Tutki-Kokeile-Kehitä -osallistujarekisterin tietosuojaseloste
1 Rekisterinpitäjä ja rekisterin yhteyshenkilö
Nimi: Tekniikan Akateemiset ry ja Opinkirjo ry
Osoite: Ratavartijankatu 2, 00520 Helsinki
Puhelin: (09) 2291 2291
Y-tunnus: 0117014-0 ja 0213545-1
Yhteyshenkilö: Tuula Pihlajamaa (TEK)
Sähköpostiosoite: tuula.pihlajamaa@tek.fi
2 Tietosuojavastaava
Tekniikan Akateemiset ry:n tietosuojavastaava
3 Yhteisrekisterin pitäjät
Rekisterinpitäjien roolit:
- TEK: teknistieteellinen toteutus
- Opinkirjo: koulutusjärjestelmä ja yhteydet kouluihin, perusrahoitus
Molemmilla rekisterinpitäjillä on ylläpito-oikeus henkilötietoihin.
4 Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään Tekniikan Akateemiset ry:n ja Opinkirjo ry:n (jäljempänä ”Yhdistysten”) Tutki-Kokeile-Kehitä -kilpailuun (jäljempänä TuKoKe) osallistuvien henkilöiden ja heidän ohjaajiensa henkilötietoja.
5 Käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Yhdistysten TuKoKe-kilpailun järjestäminen, palkintojen ja stipendien jakaminen sekä tilastointi. Kilpailun tarkoituksena on tekniikan ja tieteen edistäminen sekä opintoalojen esille tuominen.
Henkilötietojen käsittelyperuste on rekisteröityjen suostumus.
6 Käsiteltävät henkilötiedot
Yhdistykset käsittelevät seuraavia kilpailijoiden, ohjaajien sekä huoltajien henkilötietoja:
- henkilön nimi ja syntymävuosi
- henkilön koulu/päiväkoti ja kotipaikka
- stipendeillä palkittavien tilitiedot
- kilpailutyön yhteyshenkilön yhteystiedot (sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
- alaikäisen henkilön huoltajan suostumus ja nimi
7 Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään
- rekisteröidyltä itseltään; ja
- pienten lasten osalta ryhmän ohjaajalta/yhteyshenkilöltä.
8 Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja voidaan siirtää Yhdistysten yhteistyökumppaneille TuKoKe-kilpailuun liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi.
Tietoja siirretään
- Lyyti Oy:lle
Tietoja luovutetaan
- stipendien voittajien osalta verottajalle ja EUCYS edustajien tiedot EUCYS-kilpailun järjestäjille.
9 Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
10 Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään 6 kuukautta Suomen kilpailun päättymisen jälkeen.
Yhteystietorekisterissä säilytetään niiden yhteyshenkilöiden sähköpostiosoite, jotka ovat tilanneet TuKoKen uutiskirjeen.
TuKoKe tapahtumasta säilytetään tilastotietoina osallistujien lukumäärä, paikkakunta ja koulu/oppilaitos. Tilastoitavat tiedot muotoillaan niin, ettei henkilöä voida niiden perusteella tunnistaa.
Ilmoittautumisalustalle tukoke.osallistumme.fi ladattujen tietojen ja tiedostojen käyttö ja säilyttäminen
- Lopputapahtumaan valitut työt arkistoidaan pysyvästi Kehittämiskeskus Opinkirjon sähköiseen arkistoon esimerkiksi tutkimuskäyttöä varten. Tutkimuskäyttöön luovutettavasta aineistosta eivät käy ilmi tekijöiden henkilötiedot.
- Lopputapahtumassa palkituista töistä säilytetään Opinkirjon sähköisessä arkistossa voittajatilastoa, jossa näkyvät työn ja tekijän nimi, ohjaajan nimi ja koulu.
- Kaikki muut TuKoKen ilmoittautumisalustalle ladatut aineistot ja tiedot poistetaan syyskuussa.
11 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistyksille kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).
Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistysten käsittelemät henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistysten oikeutettu etu;
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistyksille, Yhdistykset käsittelevät kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistykset voivat pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistykset voivat kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
12 Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että Yhdistykset eivät ole käsitelleet henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
13 Tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistysten tietojärjestelmiin, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Rekisteröidyllä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Yhdistysten ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Yhdistysten käyttämät työasemat ja tallennusmediat ovat salattuja.
14 Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse tietosuojavastaavalle. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry
Tuula Pihlajamaa
Ratavartijankatu 2, 00520 Helsinki
15 Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 9.1.2019.