Tätä tietosuojaselostetta käytetään eri yliopistojen kanssa muuttamalla hakasulkeissa oleviin kohtiin kyseessä olevan yliopiston tiedot.
Tekniikan Akateemiset ry:n ja [yliopiston nimi] vastavalmistuneiden palautekyselyn tietosuojaseloste
1 Yhteisrekisterinpitäjät ja rekisterin yhteyshenkilö
Nimi: Tekniikan Akateemiset ry
Osoite: Ratavartijankatu 2, 00520 Helsinki
Puhelin: (09) 2291 2291
Y-tunnus: 0117014–0
Yhteyshenkilö: Arttu Piri
Sähköpostiosoite: arttu.piri@tek.fi
Nimi: [yliopiston nimi]
Osoite: [yliopiston osoite]
Puhelin: [yliopiston puhelinnumero]
Y-tunnus: [yliopiston Y-tunnus]
Yhteyshenkilö: [yliopiston yhteyshenkilö]
Sähköpostiosoite: [yhteyshenkilön sähköpostiosoite]
2 Tietosuojavastaava
Tekniikan Akateemiset ry:n tietosuojavastaava
[Yliopiston] tietosuojavastaava
[tietosuojavastaavan sähköpostiosoite]
3 Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään Tekniikan Akateemiset ry:n (jäljempänä ”Yhdistys”) jäsenien ja potentiaalisten jäsenien sekä [yliopiston] (jäljempänä ”Yliopisto”) opiskelijoiden tietoja.
4 Käsittelyn tarkoitukset, käsittelyperuste ja yhteisrekisterin pitäjien roolit
Yhdistys ja Yliopisto toteuttavat yhdessä Vastavalmistuneiden palautekyselyn, joka on kohdistettu maisterintutkinnon Yliopistossa suorittaneille henkilöille. Yliopisto toimittaa vastavalmistuneille anonyymin linkin kyselyyn ja Yhdistys kerää datan sekä koostaa siitä tulokset vuosittain. Yliopiston yhteyshenkilöllä on pääsy dataan keräysvuoden ja sitä seuraavan vuoden ajan. Yliopisto toimii osaltaan rekisterin ylläpitäjänä.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on
a) mahdollistaa osallistuminen palkintojen arvontaan, jonka toteuttaa Yhdistys;
b) Yhdistyksen jäsenyyden markkinointi henkilöille, jotka antavat luvan yhteystietojensa käyttämiseen tähän tarkoitukseen; ja
c) suostumuksen antaneiden jäsenten osalta jäsenrekisterin tietojen yhdistäminen tutkimusdataan yksilöllisten ja ennakoivien palvelujen tarjoamiseksi ja tiedotuksen kohdentamiseksi jäsenen elämäntilanteeseen.
Henkilötietojen käsittelyperuste on rekisteröidyn suostumus.
5 Käsiteltävät henkilötiedot
Palkintojen arvontaa varten kerätyt henkilöiden yhteystiedot (nimi, sähköposti, puhelin, mahdollinen jäsennumero) sisältyvät kerättyyn tutkimusdataan toukokuuhun 2018 asti. Tämän jälkeen yhteystiedot kerätään erillään kyselydatasta.
Yhdistyksen jäsenyyden markkinointia varten kerätyt henkilöiden yhteystiedot (nimi, syntymäaika, sähköposti, puhelin) sisältyvät kerättyyn tutkimusdataan toukokuuhun 2018 asti. Tämän jälkeen yhteystiedot kerätään erillään kyselydatasta. Yhteydenottopyynnöt toimitetaan automaattisesti kyselyjärjestelmästä Yhdistyksessä asiakaspalvelua antaville henkilöille.
TEKin jäsenten osalta voidaan suostumuksella hakea jäsenrekisteristä taustatietoja yhdistettäväksi tutkimusdataan. Lupa tietojen yhdistämiseen antaa Yhdistykselle mahdollisuuden kehittää jäsenille yksilöllisiä ja ennakoivia palveluja ja kohdentaa tiedotusta osuvammaksi jäsenen elämäntilanteeseen. Luvan antaneille voidaan jatkossa esimerkiksi antaa palautetta omista vastauksistaan tai kutsua omaan uratilanteeseen sopivien verkostojen jäseneksi.
Suostumuksensa antaneiden jäsenten osalta Yhdistys voi käsitellä seuraavia henkilötietoja:
- yhteystiedot
- opintotiedot
- koulutustiedot
- työsuhdetiedot
- tutkimustiedot
- palvelutiedot
6 Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään vain rekisteröidyltä itseltään.
7 Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Yhdistys tai Yliopisto eivät luovuta tai siirrä henkilötietoja kolmansille osapuolille.
8 Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9 Henkilötietojen säilytysaika
Yhdistyksessä tutkimuksen toteuttamisesta vastaava tutkija huolehtii henkilötietojen tuhoamisesta seuraavasti:
Arvontaa varten kerätyt henkilötiedot poistetaan heti, kun arvonta on suoritettu ja palkinnot toimitettu.
Yhdistyksen jäsenyyden markkinointia varten kerätyt henkilöiden yhteystiedot (nimi, syntymäaika, sähköposti, puhelin) poistetaan heti kun henkilöön on saatu yhteys tai viimeistään 6 kk tietojen antamisesta.
Kun data valmistellaan jatkosäilytystä varten, se pseudonymisoidaan (jäsen-ID korvataan satunnaisluvulla) ja muut vahvat tunnisteet poistetaan. Suostumuksen antaneiden jäsenten osalta jäsenrekisterin tietojen yhdistäminen tutkimusdataan toteutetaan samalla, kun data valmistellaan jatkosäilytystä varten. Data käsitellään jatkosäilytykseen enintään 6 kk tutkimuksen toteuttamisen jälkeen. Pseudonymisoitu data säilytetään jäsenyyden keston ajan. Mikäli jäsen eroaa, data anonymisoidaan enintään 6 kk eroamisen jälkeen.
Yliopisto poistaa käyttöönsä ottamastaan datasta suorat henkilötunnisteet.
10 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
11 Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että Yhdistys ei ole käsitellyt henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
12 Tietoturva
Yhdistys ei säilytä tutkimuksen yhteydessä kerättyjä henkilötietoja manuaalisessa muodossa. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen tietojärjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Yhdistyksen käyttämät työasemat ja tallennusmediat ovat salattuja.
13 Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse tietosuojavastaavalle. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Tekniikan Akateemiset TEK ry
Susanna Bairoh
Ratavartijankatu 2, 00520 Helsinki
14 Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 17.5.2018.