Digitaalisuus vaatii avoimuutta

Digitalisaatio sitä ja digitalisaatio tätä. Monen korvissa koko digitalisaatio-termi saattaa kuulostaa jo kulahtaneelta. Jos tällainen reaktio kuulostaa tutulta, omassa organisaatiossa ei ehkä ole onnistuttu pääsemään sanan taakse.

IT-johtamisen konsulttiyhtiö Sofigaten vanhempi asiantuntija Kati Lehmuskoski sanoo, että yritykset ovat toki aina muuttaneet toimintaansa. Nyt, kun koko tuote tai palvelu voi muuttua digitaaliseksi, muutos on radikaalimpi.

– Aiemmin oli joku erpin käyttöönotto tai kulttuurimuutos. Nyt muuttuu asiakas, hinta, toimittajat, osaamistarve ja johtaminen.

Sofigaten digitalisaation johtamisen asiantuntija Timo Savolaisen mukaan muutosta voi havainnollistaa eläinmaailman kautta. Aiemmat muutokset vertautuvat siihen, että käärme luo nahkansa. Digitaalisessa transformaatiossa yrityksen henkilöstön pitää ajatella, että toukasta kasvaa perhonen.

Esimiehen tehtävä on poistaa esteitä

– Ydinjuttu digimuutoksessa on time to market, Lehmuskoski sanoo.

Toisin sanoen, uudet tuotteet ja palvelut pitää saada asiakkaille aina vain nopeammin ja nopeammin. Siksi esimiehen ei kannata käyttää aikaa turhiin asioihin, kuten pienten hankintojen hyväksymiseen, vaan mahdollistaa alaisille sujuva työskentely.

– Esimiehen tulee toimia sparraajana. Käskeminen ja kontrolli on niin vanhanaikaista, sanoo organisaatioiden kulttuurien ja liiketoiminnan kehittämiseen erikoistunut Stara Consultingin valmentaja Anne Koskinen-Kannisto.

Esimiehen pitää ymmärtää, ettei hänellä kuulukaan olla asioista parhaat tiedot, vaan hänen alaisillaan.

Koskinen-Kanniston mielestä tällaisessa tilanteessa esimiehen tärkeimmät ominaisuudet ovat empatiakyky ja taito innostaa. Esimiehen täytyy tuntea tiimiläisten taidot, työskentelytavat ja asiat, jotka heitä motivoivat. Jotta alaiset voi oppia tuntemaan, esimiehen ja alaisten välille pitää luoda luottamus.  

– Johtamisen tulee rakentua luottamussuhteeseen, jossa esimies nostaa alaisten osaamisen keskiöön. Esimiehen pitää kohdata ihminen ihmisenä arjessa, eikä pelkästään kehityskeskusteluissa kerran vuodessa, Koskinen-Kannisto sanoo.

Ymmärrä tavoitteet ja teroita ne alaisille

Kun yritys päättää muuttaa toimintaansa perusteellisesti, ylin johto laatii yritykselle uudet tavoitteet ja strategian. Esimiehen tehtäväksi jää miettiä, miten nämä näkyvät hänen alaisilleen.

Miten tämä sitten tehdään?

– Lähtötilanne on jo mennyt pieleen, jos strategia on ylhäältä saneltu, Koskinen-Kannisto sanoo.

Hän kertoo, että henkilöstön pitää päästä vaikuttamaan strategiaan, koska heillä voi olla parempaa näkemystä asiakkaiden tarpeista kuin ylimmällä johdolla.

Koskinen-Kannisto kertoo, että henkilöstö myös sitoutuu paremmin strategiaan, johon on itse päässyt vaikuttamaan.

Sitoutuminen on tärkeää, sillä työntekijät voivat pelätä suuria muutoksia ja omaa tulevaisuuttaan. Siksi esimiesten tehtävä on selvittää jokaiselle työntekijälle, miten muutos vaikuttaa juuri hänen työhönsä.

Sofigaten Lehmuskoski käyttää esimerkkinä Verohallinnon muutosta, jossa paperisista ilmoituksista siirryttiin sähköisiin.

– Pääjohtaja Mirjami Laitinen kulki 1990-luvulla reppu selässä kaikissa paikallisissa konttoreissa. Tilanne kääntyi jossain vaiheessa niin, että työntekijät ihmettelivät, miksi muutos tapahtuu niin hitaasti. Tämä vaati sen, että ihmisten mieliin oli taottu turvallisuudentunne.

Opi johtamaan itseäsi!

Kun työntekijöille annetaan lisää vastuuta, heidän pitää myös oppia johtamaan itseään. Koskinen-Kannisto muistuttaa, että ihmiset ovat erilaisia, ja siksi vapaus päättää omasta työstään sopii toisille paremmin.

– Joillekin jo liukumat ovat riittävää itsensä johtamista.

Oleellista on, että työntekijät tunnistavat omat tarpeensa ja tapansa toimia. Jollekin sopii, että esimies määrittää tehtävät ja deadlinet tarkkaan lähes päivittäin.

Toinen taas työskentelee parhaiten, kun hänellä on laaja vapaus. Koskinen-Kannisto tosin muistuttaa, että tällaisessakin tapauksessa työntekijällä pitää olla tiedossa selkeät reunaehdot, joiden puitteissa hän voi tehdä töitä ja päätöksiä.

Kun reunaehdot on tiedossa, työntekijä voi ongelman tai uuden tilanteen eteen tullessa kysyä itseltään, että pitääkö minun kysyä asiaan esimieheni lupa vai voinko tehdä asiasta päätöksen itse.

Itsensä tunteminen helpottaa yhteistyötä

Kun on reagoitava aiempaa nopeammin markkinoiden muutoksiin, yksiköiden on tehtävä entistä tiiviimmin töitä yhdessä yrityksen sisällä; ryhmätyö- ja vuorovaikutustaidot korostuvat.

Yhteistyö ei ole aina helppoa, koska ihmiset viestivät eri tavalla, oppivat eri tavalla ja suhtautuvat asioihin joko ongelmia etsien tai kannustamalla.

Koskinen-Kannisto painottaa, että jokaisen työntekijän pitäisi miettiä, millainen hän on viestijänä ja millainen tiimipelaaja hän haluaa olla.

– Itsetuntemus on tänä päivänä tosi tärkeää.

Yhteistyön onnistumiseksi tarvitaan tiimille yhteiset pelisäännöt.

Koska yhä useammin työtä tehdään tiimeissä, itsetuntemuksen lisäksi on hyödyllistä tietää, miksi käyttäydymme eri tavoin ja miten kollegat käyttäytyvät.

Koskinen-Kanniston mukaan onnistumiselle on tärkeää, että tiimi on tehnyt jonkinlaiset pelisäännöt sujuvan yhteistyön takaamiseksi.

Ennen sitä tiimin jäsenten on pitänyt jo kuitenkin sisäistää, että nykymaailmassa tietoa ei voi pantata. Nopeassa muutoksessa tiedon jakaminen mahdollistaa sen, että töitä voidaan jakaa tasaisemmin ja asiakkaita palvella paremmin.

Digimurroksessa itseään pitää myös kehittää jatkuvasti ja yhä kiihtyvällä tahdilla.

– Oppiminen on joskus kivuliasta, Timo Savolainen sanoo.

Kuitenkin, jos on innostunut työstään, oppiminen ja kehittyminen ajavat kivuliaan kokemuksen edelle.

Sillä oppimista seuraa onnistuminen.

Alla kuvassa vasemmalta:

• Kati Lehmuskoski, Sofigaten vanhempi asiantuntija ja toinen Digimuutos.fi -kirjan kirjoittajista.
• Timo Savolainen, Sofigaten digitalisaation johtamisen asiantuntija ja toinen Digimuutos.fi-kirjan kirjoittajista.
• Anne Koskinen-Kannisto, Stara Consultingin valmentaja, joka on lähestynyt digitalisaatiota sekä tekniikan että ihmisten välisen vuorovaikutuksen kautta.

Anni Ronkainen: "Kesko on ihan eri yhtiö"

”Digitalisaatio vaikuttaa ihan kaikkeen toimintaan. Pitää miettiä, miten prosesseja voidaan tehostaa, miten dataa hyödynnetään, miten markkinoidaan, miten tehdään töitä ja niin edelleen. Muutos on perinteiselle yhtiölle iso, mutta olemme muuttaneet sen mahdollisuudeksi.

Usein ajatellaan, että digitalisaatio on vain teknologiaharjoitus. Teknologia on kuitenkin se helpoin asia. Sen saa rahalla. Ihmisten toimintatapojen muuttaminen ja siilojen purkaminen ovat isoimpia muutoksia.

Onhan tämä ihan eri yhtiö kuin kaksi ja puoli vuotta sitten, jolloin aloitin täällä. Tiimit voivat päättää asioista itsenäisemmin. Olemme selkeästi enemmän matriisiorganisaatio, joka on tässä ajassa ainoa tapa toimia.

Toimialojen välisessä yhteistyössä on kuitenkin vielä paljon parannettavaa. On tärkeää miettiä, mitkä asiat ovat kaikille yhteisiä. Näin emme tee samoja asioita kolmeen kertaan, mikä on tyypillistä isoissa yhtiöissä.

Meillä on paljon uusia osaajia data-analytiikassa, digitaalisessa markkinoinnissa ja informaatioteknologiassa. Uusien osaajien houkuttelu on meille haaste, koska olemme samalla viivalla esimerkiksi startupien ja ohjelmistoyritysten kanssa. Suomessa on koodareista 15 000 henkilön vaje. Koulutusjärjestelmä tuottaa heitä 1 000 – 2 000 vuosittain, mutta monet poistuvat koodaustyöstä jo 35-vuotiaana, kun heistä tulee esimiehiä ja johtajia. Myös data-analyytikoista ja palvelumuotoilijoista on pulaa.”

Kuvassa: Anni Ronkainen, Keskon digitalisaatiosta vastaava johtaja. Aiemmin hän työskenteli Googlen Suomen maajohtajana.