Hyvästit mappiajalle
Kuntasektorilla annetaan kyytiä luutuneille toimintatavoille. Vantaalla kaikki rakennusluvat käsitellään sähköisesti.
Perjantaiaamupäivällä Vantaan rakennusvalvonnan lupaosastolla on hiljaista. Odotusaulassa ei näy asiakkaita, mutta vilkaisu ovenraosta paljastaa, että työhuoneissa on täysi tohina päällä.
Lupapäällikkö Ilkka Rekonen istahtaa työpöytänsä ääreen ja suoristaa yli 50 tuumaisen näyttönsä. Vantaalla kaikki rakennusluvat käsitellään sähköisesti. Mappi sivupöydällä on enää vain muisto menneestä.
– Suunnittelijat ja kaupunkilaiset ovat tyytyväisiä, kun täällä ei enää tarvitse juosta papereiden kanssa.
Vantaalla rakennuslupien sähköinen asiointi on ollut käytössä jo puolentoista vuoden ajan. Ympäristöministeriön tilaama ja digitaalisen liiketoiminnan asiantuntijayritys Solitan toteuttama sähköinen Lupapiste-palvelu on kaikkien kuntien hyödynnettävissä.
– Ennen mappeja kiikutettiin pöydältä toiselle. Nyt jokainen voi tehdä lausunnon silloin, kun se heille parhaiten sopii. Vastausajat lausuntokierroksella ovat lyhentyneet murto-osaan siitä, mitä ne olivat paperiajalla, Rekonen vertaa.
Sähköpostiasioinnista luovuttu
Käytännössä Lupapiste-palvelu on kuin asiakkaiden ja viranomaisten yhteinen projektialusta.
– Kun asiakas on hakenut rakennuslupaa, lupakäsittelijä pyytää tarvittavat lausunnot eri viranomaisilta ja kumppaneilta, jotka toimittavat kaikki materiaalit sähköiseen palveluun. Asiakas ja hänen suunnittelijansa voivat myös helposti päivittää mahdolliset muutokset järjestelmään.
Parasta sähköisessä asioinnissa on sen helppous ja läpinäkyvyys. Rekosen mukaan muut viranomaiset ja kumppanit ovat suhtautuneet Lupapiste-palveluun useimmiten myönteisesti.
– Kaikki näkevät helposti, missä vaiheessa mennään. Olemme esimerkiksi luopuneet kokonaan sähköpostien käytöstä, ja kaikki rakennusprojektiin liittyvä keskustelu käydään järjestelmässä. Jos jonkin lausunnon saaminen kestää, kysymme heti sen perään.
Yhteensä Vantaan rakennusvalvonnassa on noin 40 työntekijää, joista 15 työskentelee lupaosastolla. Rekonen arvioi, että vuosittain Vantaalla käsitellään noin 1 500 rakennuslupaa. Käsittelyssä otetaan aina huomioon asiakkaiden tarpeet.
– Kun jotkut kunnat puhuvat käsittelyajoissa kuukausista, me puhumme viikoista.
Rekonen ottaa esimerkiksi alkuvuodesta myönnetyn teollisuuskiinteistön rakennusluvan. Hakija soitti rakennusvirastoon ensimmäisen kerran joulukuun alussa, ja rakennuslupa myönnettiin jo tammikuun puolivälissä.
– Kyseessä oli vaativa teollisuuden hanke, joten siihen tarvittiin paljon lausuntoja ja myös kaupunkikuvallinen arviointi. Välissä oli myös joulu ja vuodenvaihde.
Paras teknologia käyttöön
Rekonen kannustaa kaikkia julkisen sektorin organisaatioita tarkastelemaan kriittisesti omia toimintatapojaan.
– Julkisella sektorilla pitäisi pohtia enemmän, mitkä ovat tärkeitä asioita ja puuttua niihin. Tärkeisiin asioihin tulee sitten käyttää parasta mahdollista teknologiaa.
Suurelle näytölle ilmestyy 4D-kaupunkimalli Kivistön asuntomessualueesta. Kuva kulkee sujuvasti talojen lomitse, ja välillä kurkistetaan ulko-ovesta talojen sisään.
Sähköinen rakennuslupien käsittely onkin Vantaalla vasta ensimmäinen loikka palvelujen digitalisoimisessa. Laserkeilaus kesällä, lupien ja kaavojen käsittely 5D-kaupunkimallin avulla, avoimet rajapinnat. Rekonen kertoo innostuneesti Vantaan rakennusvalvonnan tulevaisuuden suunnitelmista.
– Kun on ollut tällainen vauhti päällä, tähän on liittynyt myös ristiriitoja. Täytyy kuitenkin olla jämäkkä ote, muuten hommat eivät etene.
| KunTeko auttaa kehittämään kuntatyötä |
|---|
Tiukka taloustilanne pakottaa kunnat tekemään asioita uudella tavalla. Viime vuonna alkanut kunta-alan työelämän kehittämisohjelma KunTeko tukee kuntaorganisaatioita kehittämistyössä, oppimisessa ja muutosten hallinnassa. Mukana hankkeessa ovat KT Kuntatyönantajat ja pääsopijajärjestöt, kuten Julkisalan neuvottelujärjestö JUKO. – Tavoitteena on, että johto ja henkilöstö kehittäisivät tuloksellisia työkäytäntöjä ja työelämän laatua yhteistyössä. Sitä kautta saadaan parannettua tuottavuutta ja taloudellisia säästöjä, kertoo KunTekon ohjelmapäällikkö Anna-Mari Jaanu. KunTeko tukee erityisesti kuntien omia kehittämistarpeita. Työyhteisöt voivat saada asiantuntija-apua, valmennusta ja sparrausta. – Sparrausapua on käytetty muun muassa uuden kuntastrategian laatimiseen, työhyvinvoinnin johtamiseen ja eri yksiköiden välisen yhteistyön vahvistamiseen, Jaanu luettelee. Kuntatyöpaikat voivat osallistua myös sisäisten kehittäjien koulutuksiin. Lisäksi tulossa on oppimis- ja kehittämisverkostoja. – Kaikki hyvät käytännöt on tarkoitus saada näkyväksi verkkosivujen Tekojen Torille, Jaanu sanoo. Yksi KunTekoa hyödyntäneistä on Kemin kaupunki. Osana laajaa Viisas Kemi -kehittämisohjelmaa he kouluttivat organisaatioonsa 60 sisäistä kehittäjää. Yksi heistä oli kaupunginarkkitehti ja vt. tilapalvelupäällikkö Kaisa-Mari Immonen. – Tavoitteena on innostaa ihmisiä kehittämistyöhön ruohonjuuritasolla. Mitä jouhevimmiksi saamme prosessit, sitä enemmän aikaa jää kuntalaisten palvelemiseen. Jokaisella koulutukseen osallistuneella oli oma kehittämishanke. Immonen pohtii parhaillaan tilojen käytön tehostamista. – Mietin, että voisiko kaupungintalon remontin yhteydessä ottaa käyttöön monitilatoimistoratkaisuja. Tilankäytön tehostamisen lisäksi siitä olisi hyötyä myös yhteistyön kehittämisessä. Immosen mielestä koulutus antoi hyviä käytännön työkaluja oman projektin toteuttamiseen. – Koulutus vahvisti yhteishenkeä ja loi uskoa siihen, että teemme oikeita asioita.
|