Tietohallintokriisi vauhditti Vantaata

Kuvateksti: Rotia roolitukseen. Maija Ylisen väitöskirjan oma suosikkitutkimuspaperi käsittelee konsulttien roolia kaupungin digitalisaatiossa. – Siitä on keskusteltu aika vähän meidän alalla.

Potilastietojärjestelmä Apotin ongelmat ja muut julkisen sektorin tietotekniikkahaasteet ovat viime vuosina olleet usein otsikoissa. Kunnissa paineet keskittyvät tietohallintoon, jonka pitäisi rakentaa paitsi sähköisten asiointipalvelujen teknologia, mutta myös käynnistää digitalisaatioon välttämättä liittyvä toimintakulttuurin muutos.

– Palveluiden ja prosessien digitalisoituessa niiden hallinta monimutkaistuu, kertoo aiheesta väitellyt tutkijatohtori Maija Ylinen.

Ylisen väitöskirjan tutkimuscase oli ”eräs suuri suomalainen kaupunki”. Ylinen seurasi akateemisena tarkkailijana kaupungin tietohallinnon muutosprosessia kahden vuoden ajan.

Tutkimusmateriaalina oli yli 40 kahdenkeskistä haastattelua sekä koko joukko tietohallinnon sisäisiä kokouksia, suunnitelmadokumentteja ja Powerpoint-esityksiä.

Kokonaisarkkitehtuurista tuli syntipukki

Väitöskirja välittää elävän kuvan 50-henkisen tietohallintoyksikön kriisistä ja siitä toipumisesta.

Ensimmäisen avainhenkilöiden ja avuksi palkattujen konsulttien haastattelukierroksen Ylinen teki keväällä 2017.

Kaupungin eri toimialojen it-toiminnot oli jo vuosia aiemmin keskitetty yhteiseen tietohallintoyksikköön, koska tavoitteena oli toiminnan tehostaminen. Synergiaetuja ei kuitenkaan syntynyt.

Kaupungin toimialat saattoivat sivuuttaa koko tietohallinnon uusien operatiivisten järjestelmien hankinnassa, yksikön omat kehityshankkeet eivät edenneet ja konsulttien mielestä vakituisen henkilöstön osaaminen ei ollut ajan tasalla.

– Syntipukin roolin olivat saaneet kaupungin kokonaisarkkitehtuurin laatijat, Ylinen kertoo.

Kokonaisarkkitehtuuri tarkoittaa organisaation kokonaisuuden, toimintojen, datavarantojen ja tietojärjestelmien mallintamista. Sen avulla voidaan esimerkiksi tutkia, miten vaikkapa suunnitteilla oleva uusi tietojärjestelmähanke istuisi kunnan olemassa oleviin järjestelmiin ja toimintaan.

– Kokonaisarkkitehtuurin avulla pystytään hallinnoimaan kokonaisuutta järkevästi ja välttämään esimerkiksi saman ajanvarausjärjestelmän hankkiminen useaan kertaan kaupungin eri toimialojen käyttöön, Maija Ylinen havainnollistaa.

Kokonaisuuden hallinnalle on todella tarvetta. Tavallisessa suomalaiskunnassa on käytössä keskimäärin 130 eri tietojärjestelmää. Helsingissä tietojärjestelmiä on yli 800.

Monissa muissakin kunnissa laadittiin samoihin aikoihin kokonaisarkkitehtuuria, johon velvoitti myös tuolloin voimassa ollut tietohallintolaki. Tulokset jäivät usein laihoiksi.

– Päädytään mallintamissuohon eikä saada koko-naisarkkitehtuuria ikinä hyötykäyttöön, Ylinen kuvailee lopputulosta.

Juuri näin kävi myös Ylisen tutkimuskaupungissa.

Väitöstyön analyysi tilanteesta kertoo, ettei ongelmat suinkaan johtuneet kokonaisarkkitehtuurin laatijoista.

Ongelmien juurisyy oli se, että organisaation rakentaminen oli jäänyt puolitiehen.

Kuntapalveluja haluttiin digitalisoida, mutta tietohallinnolla ei ollut mahdollisuuksia käynnistää muutosta. Kokonaisuus ei ollut kenenkään hyppysissä.

Utelen uudemman kerran, mikä tutkimuksencase-kaupunki oikein mahtaa olla. Ylinen ei kerro, koska näin oli sovittu.

Nopea googlaus paljastaa myöhemmin, että kyseessä on Vantaan kaupunki. Verkosta löytyy Vantaan tietohallinnon omakin kuvaus siitä, miten it-toiminnot organisoitiin vuonna 2017 uudelleen konsulttien voimin.

Tietohallinto pystytti ratkaisutoimistoksi nimetyn virtuaalitiimin, jonka prosessin läpi kaupungin kaikki it-hankkeet etenivät ideasta aina tuotantoon.

Kaupungin kokonaisarkkitehtuurin kehittäjien norsunluutorni purettiin, ja arkkitehtuuria lähdettiin mallintamaan ketterin menetelmin, kunnan tarpeiden kautta.

Miten kaupungin tietohallinnolla nyt menee?

– Tutkimuksen lopussa kehityssuunta näytti hyvältä, Ylinen kertoo.

Jo Ylisen viimeisellä haastattelukierroksella vuonna 2019 tietohallinnon operatiivinen toiminta oli hyvällä tolalla, mutta uusiakin ratkottavia ongelmia ilmeni. Jatkuvat muutokset rassasivat henkilöstöä, ja organisaatio oli nyt riippuvainen ulkopuolisista konsulteista.

Muutoksesta tuli jatkuvaa

Tärkeintä kuitenkin oli, että kriisi oli sysännyt liikkeelle muutoksen kulttuurin. Ylisen väitöskirjan johtopäätös onkin, että kuntien digitalisaatio vaatii tietohallinnolta kykyä sopeutua jatkuvaan muutokseen.

– Kriisi oli hyvä lähtökohta muutokselle, koska kukaan tuskin kaipasi aiempaa tilannetta takaisin.

Myös tietohallinnon rooli Vantaan organisaatiossa oli selkiytynyt. Kaupungin johto oli nyt asettanut selkeät tavoitteet tietohallinnolle.

– Tietohallinnossa oli kyllä hyvä ymmärrys muutoksen tarpeellisuudesta, mutta käsky ylhäältä helpotti muutoksen läpivientiä.

Moni asia Vantaan tietohallinnossa muuttui Ylisen kahden vuoden seurantajakson aikana. Oman henkilöstön määrä pieneni puoleen alkuperäisestä, ja konsultit jäivät taloon.

Myös alun perin kokonaisarkkitehtuuria käsitellyt väitöskirja koki täydellisen muodonmuutoksen.

– Minulle kirkastui, että tutkimus käsittelee oikeastaan kuntien digitaalista transformaatiota.

Ylisen vastaväittäjänä toimineen ruotsalaisprofessorin Ulf Melinin ylistävä lausunto väitöskirjasta kertoo, että näkökulman laajentaminen kannatti. Miten tutkija neuvoo digikehityksensä ensi askelia ottavia kuntia?

– Kunnan digitaalinen transformaatio kannattaa aloittaa pienillä muutoksilla, joilla saadaan nopeita voittoja toiminnan tehostamisessa.

Ylisen mukaan tietohallinnon ei kannata jäädä odottamaan kunnan johdon strategisia linjauksia, vaan ryhtyä itse muutosten moottoriksi. Kuten muutoksessa aina, ongelmia tulee väistämättä vastaan.

– Haasteita ratkottaessa ei pidä rajautua vain tulipalojen sammuttamiseen, vaan pitää mielessä myös pitkän aikavälin tavoitteet.

Jos kuntien työntekijöillä on maine vakaina viranhaltijoina, vaaditaan kuntien digikehityksestä vastaavilta nyt aivan uudenlaista ketteryyttä sekä bisneskehittäjän ja muutosjohtajan kykyjä.

– Tämä on varmasti haastava paikka teknologiaorientoituneille vanhan polven tietohallintojohtajille, Ylinen toteaa.