Työpisteenä koko toimisto

Pitääkö tulla jo seitsemältä töihin, jotta saa ikkunapaikan? Mistä ihmeestä löydän Virtasen Matin, kun hän ei enää istu naapurihuoneessa?

Moni meistä on tottunut siihen, että omat tavarat lemmikkikoiran kuvaa myöten voi levitellä työpöydälleen – ja ne odottavat aamulla siinä, mihin ne jätti. Muutos avokonttorista tai omasta työhuoneesta toimistoon, jossa vain harvalla on kiinteä työpiste, hämmentää.

– Monitilatoimistossa työntekijä luopuu omasta työpisteestä, mutta saa tilalle koko toimiston, Martelan tulosyksikön johtaja Ari-Matti Purhonen summaa.

Purhoselle kuvio on tuttu. Sen lisäksi, että Martela myy toimistotilojen muutospalveluita, Martelan pääkonttori on muutettu monitilatoimistoksi kolme vuotta sitten. 

Tila työtehtävän mukaan

Monitilatoimistossa työntekijä valitsee päivittäin työpisteen senhetkisen tehtävänsä mukaan. Läppäri kainalossa suunnataan sopivimmalle työpisteelle, omat tavarat jätetään kaappiin.

– Free zone -tunnelmatilassa voi jutella tai vaikka laulaa, jos huvittaa! Tila on tarkoitettu kahvilatyyppiseen työskentelyyn, esittelee
DNA:n Market Intelligence -osaston päällikkö Niina Hagman työpaikkaansa DNA:n pääkonttoria.

– Avokonttori-tunnelmatila vastaa hyvin pitkälle perinteistä avokonttoria, ja kirjaston työpisteissä kännykät puolestaan pidetään hiljaisella, eikä ole sopivaa jutella.

Hagman kertoo, että odotti innolla DNA:n muuttoa uusiin tiloihin Helsinkiin vajaa kolme vuotta sitten.

– Oli ihana hetki tulla tänne! Vanha konttori oli bunkkerimainen.

DNA:n pääkonttorilla valtaosa työpisteistä on mobiilipisteitä. Kiinteä työpiste on lähinnä niillä, jotka sitä työtehtävänsä vuoksi erityisesti tarvitsevat, esimerkiksi jos tarvitsee useampaa näyttöä.

Hagman kertoo, että suurin osa työntekijöistä toimitusjohtajaa myöten on mutkattoman työn piirissä: työtä saa tehdä siellä, missä se parhaiten luonnistuu. Monet tekevät töitä etänä, mikä on huomioitu toimiston kapasiteetissa. 

– Taloon on mitoitettu paljon enemmän ihmisiä kuin työpisteitä, mutta aina olen tänne hyvin mahtunut. Melkein aina voin myös valita työpisteen haluamastani tunnelmatilasta. Olen kuullut marinaa täällä vain parkkipaikkojen vähäisestä määrästä.

Hagman näkee etätyössä etuja ja haasteita.

– Pyrin pitämään yhden etäpäivän viikossa. Kotona on helppo keskittyä, mutta päivä saattaa venähtää. Toimistolle on kiva tulla, koska täällä on hyvät tilat ja työkaverit.

Kustannussäästöjä ja hyvinvointia

Martelan verkkosivuilla todetaan, että monitilatoimistolle riittää yleensä 20–40 prosenttia pienemmät tilat kuin perinteiselle toimistolle. Kustannustehokkuus onkin yksi syy, miksi uudenlainen toimisto kiinnostaa.

– Pienessä tilassa siivoamista, sähköä, lämmitystä ja kalusteita tarvitaan vähemmän. Tilavuokrakin pienenee, Martelan vastuullisuus- ja markkinointipäällikkö Minna Andersson kertoo. 

– Tämä on myös vihreä arvo, kun kulutetaan vähemmän.

Sekä Martelan että DNA:n toimistoissa voi valita seisomatyöpisteen. 

– Istun lähinnä vain palavereissa, muulloin teen työtä seisten. Meillä ei ole vielä tuolittomia neukkareita, mutta toivottavasti tulevaisuudessa, Hagman haaveilee.

Esimerkiksi Tanskassa työnantajat on velvoitettu tarjoamaan työntekijöille säädeltävät pöydät. Suomessa tilanne on vielä toinen.

– Useissa paikoissa sähköpöydän saa vasta, kun on sairas. Monitilatoimistossa on toisin, Purhonen sanoo.

Martelalla on mitattu työntekijöiden suhtautumista monitilatoimistoon. Tulokset ovat lupaavia. Yli puolet on sitä mieltä, että työilmapiiri ja tiedonkulku ovat parantuneet. 

Myös Hagman on tyytyväinen.

– Kun ei ole omaa pistettä, tulee satunnaisia kohtaamisia. Ne vievät työasioita kivasti eteenpäin. Tulen jutelleeksi myös sellaisten ihmisten kanssa, jotka eivät välttämättä tee samoja juttuja kuin minä.

Monitilatoimistossa omia tavaroita säilytetään henkilökohtaisessa, lukollisessa kaapissa. Kuva Martela Oyj:n kuvapankki

Muutosjohtamista tarvitaan

Kaikille monitilatoimisto ei sovi. Tarralapuille ei ole pysyvää liimauspaikkaa, työpistettä halutusta tilasta ei ole aina vapaana, eikä keskittymisrauha varmistu sulkemalla oman huoneen ovi.

– Jotkut valittavat, että omat kaapit ovat liian pieniä. Saan sinne punttiskamat ja muutaman kenkäparin. Se riittää minulle, Hagman sanoo.

Jos toimisto muutetaan monitilatoimistoksi, tarvitaan Purhosen mukaan sitouttamista.

– Osallistaminen ja muutosjohtaminen ovat olennaisia. Tilan tarpeet on hyvä määritellä yhdessä henkilökunnan kanssa, hän sanoo.

– Työntekijät tulee perehdyttää uusien tilojen käyttöön ja niiden käyttäytymiskoodiin. Hiljaisessa tilassa pitää voida luottaa siihen, ettei tule häirityksi.

Purhosen mukaan vanhojen toimistorakennusten muuttaminen voi olla hankalaa, koska ne on suunniteltu erilaiseen käyttöön; esimerkiksi niin, että jokaisella olisi oma työhuone.

Andersson kertoo, että tilojen käyttöasteen mittauksella saadaan selville, minkälaisille tiloille on tarvetta ja mistä voitaisiin luopua.

– Meillä on neuvotteluhuoneissa kiinnitetty pöydän alapintaan infrapunamittarit. Ne mittaavat, mitkä paikat ovat käytössä. Tuloksista voi käydä ilmi, että isoa neuvotteluhuonetta käyttää usein vain pieni porukka. Ehkä tarvetta olisi ison sijaan usealle pienelle tilalle, Purhonen selventää.

Purhonen on koulutukseltaan diplomi-insinööri ja Andersson Master of Engineering.

– Vahvalla insinööritaustalla me näitä asioita mietimme, Andersson kertoo.

Tulevaisuuden toimisto(ko)

Toimistotilat ovat kiinnittäneet myös tutkijoiden huomion. Esimerkiksi Tukholman yliopistossa tutkittiin erilaisten toimistoympäristöjen vaikutusta sairauspoissaoloihin. Tutkijat havaitsivat, että avotoimistotyöntekijöillä oli huomattava riski jäädä sairaslomalle. Toimistossa, jossa ei ole omia työpisteitä, riski jäädä sairaslomalle kasvoi miehillä. Tutkimus julkaistiin Ergonomics-lehdessä 2014.

Julkaisija Taylor & Francisin tiedotteen ja Co.Design-sivuston mukaan tutkijat eivät ole varmoja, mistä tulokset johtuvat, mutta yksi syy voi olla ympäristötekijät. Ylimääräinen ääni, yksityisyyden puute ja tunne siitä, ettei hallitse ympäristöään, rasittavat työntekijöitä. Yksi syy on toki ilmiselvä: kun moni ihminen on samassa tilassa, kasvaa riski saada tartunta. Tutkijat näkevät työnsä vasta alkuna laajemmalle työympäristön tutkimiselle.

Parjattuihin avokonttoreihin nähden monitilatoimisto on tervetullut muutos, mutta aika näyttää, toimiiko se.

Entä Virtasen Matti? Löytyykö kollega paikattomasta toimistosta? 

Hagman löytää työkaverinsa kätevimmin pikaviestiohjelmalla, joka on käytössä kaikissa DNA:n toimipisteissä. Andersson ja Purhonen paikallistavat työkaverin sähköisestä järjestelmästä, joka näyttää, mistä kohtaa toimistoa hän on varannut itselleen paikan. 

Lähteet:

Ergonomics: Office design's impact on sick leave rates (Vol 57, Issue 2, 2014)

Taylor & Francis Group: Warning: Your open-plan office can make you ill (helmikuu 2014)

Co.Design: Science Says Open Offices Might Make Us Sick (27.2.2014)