TEKin PR- ja sidosryhmärekisterin tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä ja rekisterin yhteyshenkilö

Nimi: Tekniikan Akateemiset ry ja Tekniikan Akateemisten Liitto ry
Osoite: Ratavartijankatu 2, 00520 Helsinki
Puhelin: (09) 2291 2291
Y-tunnus: 0117014–0, 0201522-2

TEK on kahden yhdistyksen yhteenliittymä, josta aiheutuen osa toiminnoista (ja yksiköistä) on juridisesti Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry:n alla ja osa Tekniikan Akateemiset ry:n alla. Työntekijöitä on tästä aiheutuen juridisesti kummassakin yhdistyksessä, mutta käytännössä työntekijät toimivat yhdessä. 

Yhteyshenkilö: Merina Salminen
Sähköposti: merina.salminen@tek.fi

2 Tietosuojavastaava

tietosuojavastaava@tek.fi

3 Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Tekniikan Akateemiset ry:n ja Tekniikan Akateemisten Liitto ry:n (jäljempänä ”Yhdistys”) tarkoituksen toteuttamisen kannalta keskeisten vaikuttajien, yhteistyökumppaneiden ja median edustajien henkilötietoja.  Lisäksi käsitellään vaaliehdokkaiden henkilötietoja.

4 Käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyperuste

Henkilötietoja käsitellään Yhdistyksen toiminnan ja jäsenten edun edistämistä varten.

Käsittelyperusteena on yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi rekisteröidyn nykyinen tai entinen asema julkisyhteisöissä, elinkeinoelämässä, järjestötoiminnassa tai muussa vastaavassa toiminnassa 

Vaaliehdokkaiden osalta puoluetiedon ja vaalipiiritiedon käsittelyn perusteena on, että ehdokas on itse saattanut sen tiedon julkiseksi.

5 Käsiteltävät henkilötiedot

Yhdistys käsittelee seuraavia yhteistyökumppaneiden, vaikuttajien ja median edustajien henkilötietoja:

- henkilön nimi
- sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- työpaikkatieto
- ammattinimike
- työpaikan postiosoite

Vaaliehdokkaiden osalta käsitellään seuraavia henkilötietoja:

- henkilön nimi
- koulutus
- sähköposti
- puolue
- vaalipiiri
- ammatti
- onko TEKin jäsen

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään pääsääntöisesti toimijan julkisilta verkkosivuilta tai muista julkisista lähteistä. 

Vaaliehdokkaiden osalta tietoja kerätään puolueiden sivuilta sekä ehdokkaiden omilta vaalisivuilta.

Yhteystietoja saatetaan myös kerätä henkilöltä itseltään.

7 Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot 

Henkilötietoja voidaan siirtää Yhdistyksen yhteistyökumppaneille Yhdistyksen lukuun suoritettavia markkinointi- ja viestintätoimenpiteitä varten.

Säännönmukaiset siirrot:

- Mailjet
- Lyyti Oy
- Sininen Meteoriitti Oy

8 Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin rekisteröidyn asema on relevantti Yhdistyksen toiminnan kannalta. 

10 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit mutta sallia kirjeitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa - käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja sopimuksen tai rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

11 Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että Yhdistys ei ole käsitellyt henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12 Tietoturva

Manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen tietojärjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Yhdistyksen käyttämät työasemat ja tallennusmediat ovat salattuja.

13 Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse tietosuojavastaavalle. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry ja Tekniikan Akateemiset ry
Merina Salminen
Ratavartijankatu 2, 00520 Helsinki

14 Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 22.5.2017.