Hyvää etätyöpäivää!
Etätyö on tapa organisoida töitä. Parhaassa tapauksessa se kohentaa työntekijän hyvinvointia ja työn tuloksia.
Radio täysille ja verkkarit jalkaan – työpäivä voi alkaa!
Etätyö on arkea yhä useammalle, sillä etätyön tekeminen on selkeästi yleistynyt. Viime vuonna etätöitä teki ainakin satunnaisesti reilu kolmannes palkansaajista, kun kuusi vuotta sitten vastaava luku oli vain 21 prosenttia. Erityisesti etätyötä tekevät ylemmät toimihenkilöt, joista vajaa kolmannes teki etätöitä peräti päivittäin tai viikoittain. Asiaa tutkittiin Työolobarometrissä (2017).
Myös tekkiläiset hyödyntävät mielellään etätyömahdollisuuden. TEKin työmarkkinatutkimukseen (2017) vastanneista neljä viidestä voi halutessaan tehdä etätöitä. Vain 8 prosenttia sanoi, ettei halua tehdä töitä etänä.
Mitä etätyö on?
Työturvallisuuskeskus määrittelee etätyön olevan työtä, joka tehdään kotona tai muussa etätyöpisteessä, ja jonka reunaehdoista sovitaan työntekijän ja -antajan välillä. Aloite etätyöhön voi tulla kummalta vain, mutta siihen siirtyminen on vapaaehtoista.
Työsuhteessa tehtävää etätyötä koskee Suomessa pienin poikkeuksin sama lainsäädäntö kuin työpaikalla tehtävää työtä. Keskeisin poikkeus liittyy työaikalakiin, jonka mukaan työaikalakia ei sovelleta työhön, jota työntekijä tekee kotonaan tai muutoin sellaisissa olosuhteissa, ettei voida katsoa työnantajan asiaksi valvoa työhön käytettävän ajan järjestelyjä.
– Lähtökohtaisesti asioista kannattaa aina sopia kirjallisesti. Jos kuitenkin tekee etätyötä vain satunnaisesti, päivän siellä toisen täällä, suullinen sopimus esihenkilön kanssa riittää. Jos etätyötä on tarkoitus tehdä enemmän ja säännöllisesti, kannattaa ehdottomasti sopia asioista kirjallisesti, TEKin lakimies Juho Tuomi sanoo.
Sovi etätyöstä selkeästi ja kirjallisesti – älä oleta.
Tuomen mukaan etätyön riitatilanteet liittyvät pääsääntöisesti siihen, ettei asioista ole sovittu selkeästi ja kirjallisesti.
– Olennaista on, että esimerkiksi ylitöistä ja niiden korvaamisesta sovitaan eikä toimita omien oletusten varassa, hän lisää.
Sopimuksen lisäksi työpaikalla on hyvä olla yleiset pelisäännöt etätyön tekemisestä – ja niiden on syytä olla tasapuoliset kaikkia kohtaan. Työturvallisuuskeskus kehottaa myös sopimaan, miten etätöissä huolehditaan työturvallisuudesta ja tietoturvasta. Etäpäivä kahvilassa ja salaisten tietojen käsittely läppärillä voi olla jo tietoturvariski.
Etätyötä voi optimoida
Helsingin yliopiston aivotutkija Minna Huotilaisen mukaan etätyön yksi parhaita puolia on keskittymisrauha.
– Sulje ponnahdusikkunat nettiselaimesta ja säädä selaimesi koko niin isoksi, että sen reunoissa vilahtelevat viestit ja mainokset jäävät ruutusi ulkopuolelle. Suojele itseäsi ja toimintakykyäsi!
Entä jos kotona arjen askareet häiritsevät työhön keskittymistä?
– Tässä auttaa luterilainen kunnollisuus ja tunnollisuus: kun olen töissä, en saa tehdä näitä muita juttuja. Toisaalta asian voi sanoa itselleen kääntäen: nyt on lupa keskittyä työhön. Villakoirat ja tiskit eivät karkaa mihinkään.
Jos kotona on paikalla muita perheenjäseniä, heillekin on hyvä tehdä selväksi työrauhan merkitys.
Huotilaisen mukaan on asiantuntijan ammattitaitoa tietää, millä työtään voi sujuvoittaa. Kotona voi kuunnella musiikkia, mökillä napata läppärin kuistille ja menemällä kirjastoon varmistaa hiljaisen ympäristön. Samanlainen jousto ei toki onnistu, jos tekee etätöitä asiakkaan luona tai työmatkalla.
Ihmisen kyky havainnoida, muistaa, oppia ja ratkaista ongelmia riippuu Huotilaisen mukaan vuorokauden- ja vuodenajasta.
– Kokenut työntekijä tietää, koska on itse parhaimmillaan.
Jos viettää etäpäivää kotona, työn rytmitys ja tauotus on yleensä helpompaa kuin toimistossa.
Riskien hallintaa
Kun tehdään töitä kotona, voi olla entistä vaikeampaa vetää raja työn ja vapaa-ajan välille.
– Etäpäivän tarkoitus ei ole tehdä pidempää päivää kuin toimistolla, vaikka näin välillä käykin tutkimusten mukaan, Huotilainen sanoo.
Ongelma on myös siinä, että työyhteisö ja esihenkilö eivät voi seurata etätyötä tekevän hyvinvointia samalla tavalla kuin toimistossa. Työntekijän onkin hyvä oppia seuraamaan sitä itse.
Vaikka etäpäivänä voi työympäristökseen valita viihtyisän kahvilan tai kotisohvan nurkan, saattaa etätyöpisteen ergonomiassa olla puutteita. Ei ole myöskään kohteliasta varata kahvilan pöytää koko päiväksi itselleen yhden sumpin hinnalla.
Kaikki työt eivät sovellu etänä tehtäviksi. Yleensä jossain vaiheessa tarvitaan muiden ihmisten apua ja tiimityötä.
– Ongelmanratkaisu voi olla äärimmäisen tehokasta porukalla verrattuna siihen, että yksi pohtii asiaa tykönään ja laittaa ajatuksensa sähköpostilla seuraavalle. Palavereihin voi toki osallistua etänäkin, mutta tutkimusten mukaan ensimmäinen tapaaminen kannattaa tehdä kasvotusten.
Työpaikalla kannattaa käydä palaverien lisäksi myös jutustelemassa niitä näitä. Huotilaisen mukaan kolme etäpäivää viikossa alkaa olla maksimimäärä. Sen jälkeen saattaa tipahtaa työyhteisöstä. Jos työpäivistä jää pois arkinen kahvihuonekeskustelu, se on Huotilaisesta huono juttu.
– On hyvä olla kartalla, mitä työhön kuuluu, mutta on tärkeää myös tietää, mitä ihmisille kuuluu – kenen koira sai pentuja ja kenen lapsi pääsi ylioppilaaksi. Tämä puoli jää helposti etänä pois.
Lähteet:
- Työturvallisuuskeskus, ttk.fi
- TEKin lakitieto-sivut: www.tek.fi/etatyosopimus
Aivotutkija Minna Huotilaisen 5 + 1 vinkkiä etätyöpäivään
1. Suunnittele etäpäiväsi etukäteen
”Mieti, minkälaisia työtehtäviä sinulla on? Monella on sekä nopeasti hoidettavaa silppua, joka vie asioita vilkkaasti eteenpäin, että keskittymistä vaativia tehtäviä, joihin tarvitsee aikaa ja joita on hankala hoitaa silpun keskellä.
Tähän liittyy paikkasidonnainen kognitio eli se, että paikka vaikuttaa ajatteluprosesseihin. Valitse etätyöpaikkasi työtehtäviesi mukaan.
Syventymistä vaativat tehtävät sopivat erityisen hyvin tehtäviksi etänä. Jos teet töitä kotona, tila luo yleensä myönteisen ja rauhallisen fiiliksen. Se auttaa ajattelemaan laajasti ja laatikon ulkopuolelta, keksimään ratkaisuja joita ei aiemmin ollut. Toimistolla sitoutuu helposti tuttuun tekemisen ja ideoinnin tapaan.”
2. Varmista, mitä etätyöstä on sovittu
”On tärkeä tietää, minkä verran tulee olla tavoitettavissa etätyöpäivän aikana. Etäpäivän etu on mahdollisuus keskeytyksettömään työhön. Olisikin hyvä, jos etäpäivänä olisi lupa lukea sähköpostit tai vastata puhelimeen vain tiettyinä aikoina. Tietysti se, mitä voidaan sopia, riippuu siitä, mitä kukin tekee – kaikkiin tehtäviin ei sovi olla pitkiä pätkiä poissa linjoilta.
On oleellista, että etätyöstä on yhteiset pelisäännöt. Jos monet tekevät paljon etätöitä, on hyvä sopia tietyt päivät tai hetket, jolloin kaikki ovat läsnä työpaikalla. Kävin juuri yhdessä yrityksessä, jossa oli sovittu yhteisestä aamupalasta joka maanantaille. Työnantaja tarjoaa ruoan ja jokainen työntekijä sitoutuu olemaan paikalla. Aamiainen on työaikaa, jolloin tietää tavoittavansa yrityksestä kenet tahansa ja voi vaihtaa pari sanaa työasioista.”
3. Tee ympäristöteko
”Haluan haastaa työnantajia tarjoamaan ja työntekijöitä pitämään etäpäiviä myös ympäristönäkökulmasta. Kokonaisella etäpäivällä säästää kaksi tehtyä työmatkaa. Säästö voi olla merkittävä, riippuen työmatkan pituudesta ja kulkutavasta.
Ympäristön lisäksi etäpäivä säästää aikaa.
Ympäristön lisäksi etäpäivä säästää aikaa. Olo on virkeämpi, kun työpäivä lyhenee työmatkan verran.”
4. Rakenna itsellesi kupla
”Mikä tekee sinut onnelliseksi? Miten saisit sitä olotilaa myös työn tekemiseen? Keitä pannullinen lempiteetäsi ja kuuntele musiikkia, jota rakastat. Ota työasento, joka sopii sinulle. Korosta etäpäivässä niitä asioita, jotka tuovat sinulle arjessa hyvää mieltä.
Osalle toimii etätyöpaikkana kotia paremmin esimerkiksi toimistohotelli. Niissä on usein kiva tunnelma ja jos niissä työskentelee usein, voi tutustua muiden organisaatioiden työntekijöihin.”
5. Pidä taukoja
”Etänä on mahdollisuus tauottaa työpäivää ihan eri tavalla! Piipahda ulkona, vie roskat ja pyöräytä koneellinen pyykkiä. Nopeista kotiaskareista saa tärkeän aikaansaamisen kokemuksen, jonka saa nykyisistä asiantuntijatöistä tosi harvoin. Kokemus auttaa edistämään myös varsinaisia töitä. Tauko kannattaa pitää, kun ajatus alkaa harhailla. Mene haravoimaan viideksi minuutiksi! Eihän siinä ajassa mitään ehdi tehdä, mutta se ei olekaan jutun pointti. Siitä saa työhön uutta buustia.”
+1 Aktivoi toimintakykysi
”Jopa pieni kehon aktivointi, kuten portaiden kulkeminen hissin sijaan, kohentaa toimintakykyä. Avaa ikkuna tai käy ulkona, raikas ilma auttaa aivoja toimimaan. Huolehdi verensokerisi tasaisuudesta: syö pieniä annoksia pitkin päivää.”
Tee sopimus etätyöstä
Työnantajan ja työntekijän kannattaa tehdä kirjallinen sopimus, jos etätöitä on tarkoitus tehdä säännöllisesti ja pidempiä aikoja kerrallaan. Sopimuksessa kannattaa sopia muun muassa:
Sopimuksesta tarkemmin TEKin sivuilla: www.tek.fi/etatyosopimus
Kotona vietetyssä etäpäivässä on etunsa
+ Joustavasti tauolle. Yleensä työpäivän rytmitys ja tauotus on etänä helpompaa kuin toimistossa. Tee metsälenkki ennen lounasta ja hyödynnä päivänvalo, jatka työpäivää lenkin verran illasta.
+ Säästöjä! Säästät työmatkoihin kuluvan ajan ja rahan, kun työskentelet kotona. Säästät myös luontoa sekä omia hermojasi, kun vältät ruuhkahuiput.
+ Vaihtelu virkistää! Etsi työsi tekemiseen paras ympäristö ja anna vaihtelun virkistää. Kokeile etäpäivää kodin lisäksi lähikahvilassa, kirjastossa tai toimistohotellissa.
+ Lupa keskittyä. Etäpäivänä tietyt keskeytykset vähenevät. Etätöissä olevaa ei keskeytetä turhaan, vaan soittajalla on tärkeää asiaa.
+ Työn ja vapaa-ajan tasapaino. Etäpäivänä työajan voi pilkkoa osiin toimistopäivää helpommin. Työaikaa olevien pätkien välissä voit hakea lapsen koulusta tai ulkoiluttaa koiran.
+ Kotoisa olo. Jos etäpäivääsi ei kuulu kokouksia, voit työskennellä vaikka pyjamassa.
Pomo, joko teillä tehdään etätöitä?
+ Brändi. Minkälaisena työpaikkana haluat organisaatiosi profiloituvan? Minkälaisia osaajia houkuttelee työpaikka, jossa luotetaan asiantuntijoiden hoitavan hommansa myös silloin, kun he eivät ole toimistossa?
+ Laajempi osaajapooli. Mahdollisuus etätyöhön on valttikortti, kun haluat houkutella organisaatioon sellaisia osaajia, jotka eivät asu samassa kaupungissa.
+ Säästöjä! Vähempikin toimistotila riittää, jos osa henkilöstöstä työskentelee säännöllisesti etänä. Optimoinnissa ei kuitenkaan kannata mennä niin pitkälle, ettei työntekijöille ole toimistopäivänä mitään sijaa.
+ Reilu meininki. Laatikaa tasapuoliset pelisäännöt etätyön tekemisestä. Sopikaa etäkokouskäytännöistä.