Etäpalaverien laatuun on kiinnitettävä huomiota.
– Työn imu vähenee, jos palavereita on liikaa, apulaisprofessori Virpi-Liisa Kykyri Jyväskylän yliopiston psykologian laitokselta sanoo.
– Etäkokousten välillä ei ole välttämättä edes paikasta toiseen siirtymisen tuomaa taukoa. Tietotulvan lisäksi väsymystä lisää tietovaje, jota syntyy, kun muiden osallistujien ilmeitä ja eleitä ei välttämättä nähdä tai ne näkyvät viiveellä.
Kykyri toimi vetäjänä Jyväskylän ja Oulun yliopistojen viime syksynä valmistuneessa etäpalaverien kuormittavuutta koskevassa tutkimuksessa. Työsuojelurahaston rahoittaman tutkimuksen tavoitteena oli tuottaa kokousten vuorovaikutuksen ja hyödyllisyyden edistämiseen uutta tietoa ja kehittää uutta teknologiaa osallistujien fysiologisen vireystilan arvioimiseen.
Vetäjäkin voi vaikuttaa
Hanke selvitti etätapaamisten toimivuutta ja vaikutuksia osallistujien ja palaverin vetäjien näkökulmasta.
Tutkimus osoitti, että kun osallistuja itse puhuu ja osallistuu etäpalaveriin aktiivisesti ilmeillään, eleillään ja liikkeellään, niin hän myös arvioi vuorovaikutuksen hyödyllisemmäksi kuin passiivisempi osallistuja.
Vastaavasti, mitä pidempään osallistuja on hiljaa eikä ilmaise mukana oloaan, sitä hyödyttömämmältä palaveri hänestä tuntuu.
Tilanteiden tulkintaan tarvitaan myös uusia apuvälineitä, sillä hienovaraiset tunnelmanmuutokset välittyvät etätapaamisissa huonommin kuin kasvokkaisissa kohtaamisissa. Emme pysty myöskään aistimaan tilaisuuden tunnelmaa yhtä herkästi.
– Eleiden merkitysten välittymisessä sekunnin murto-osienkin viiveillä voi olla merkitystä. Kohtaamisia täytyy siksi sanallistaa enemmän. Tämä lisää vetäjän työtä. Etäkokous voi siten aiheuttaa haasteita ja stressiä paitsi osallistujille, myös etäkokousten vetäjille.
Kykyri muistuttaa, että etäpalaverien vetäjiltä vaaditaan taitoja, joita lähikontaktissa ei välttämättä tarvita. Keskustelun ohjaaminen, oikea rytmitys, osallistujien lukeminen sekä osallistumaan kutsuminen ovat entistä tärkeämpiä.
Ennen etäpalaverin alkua vetäjän kannattaa varmistaa, että keskittymisen edellytykset ovat kaikilla kunnossa. Tilanteen rukkaaminen ja sanallistaminen sopivaksi vaatii tilaisuuden vetäjältä enemmän töitä kuin perinteisen kokouksen.
Osallistujien riskinä taas ovat sekä yli- että alivirittyminen, tylsistyminen ja jopa uneliaisuus. Keskittyminen karkaa helposti muualle, kun nykyteknologian ansiosta muut maailmat ovat aina käden ulottuvilla, vain klikkauksen päässä.
Tauko ennen kokousta paikallaan
Tutkimuksessa testattiin myös, millainen vaikutus taukojen pitämisellä on etäkokouksen sujumiselle.
– Pidimme lyhyen rauhoittumistuokion ennen kokousta. Tulokset kuuluvat hyvien uutisten sarjaan. Huomasimme, että jo parin minuutin hiljaisella hetkellä, jonka aikana suljetaan silmät ja rauhoitutaan, voidaan rauhoittaa osallistujien fysiologista tilaa. Moni osallistuja mainitsi, että yhteinen rauhoittumishetki oli erityisen hyödyllinen ja esimerkiksi keskittyminen oli sen jälkeen huomattavasti helpompaa. Tauon ei tarvinnut olla pitkä tai edes erityisen organisoitu, Kykyri kertoo.
Työelämän vuorovaikutustilanteissa tulisi kiinnittää enemmän huomiota tunteiden merkitykseen, ja muuttaa kokouskäytäntöjä siten, että vetäjillä olisi mahdollisuus yhdistää ja hyödyntää eri palaverimuotojen parhaat puolet.
– Kasvokkain pidettävissä palavereissa on luonnostaan häiriöltä suojaavia rakenteita, jotka pitää erikseen rakentaa etätapaamisiin. Tavoitteena on sopivasti aktiivinen keskittyminen, Kykyri summaa.
Konenäköalgoritmi paljastaa pian vireyden
Tutkimuksessa kehitettiin menetelmä, jonka avulla osallistujien syke voidaan mitata kasvojen ihon värimuutoksista. Sykkeen mukaiset verenvirtaukset aiheuttavat kasvoilla pieniä sävyeroja, joita kehittynyt konenäköalgoritmi pystyy lukemaan, vaikka ne eivät olisi paljaalle silmälle edes nähtävissä.
Kasvojen värimuutoksia lukemaan ei tarvittu erikoisvälineistöä ja -järjestelyjä, vaan hyvään tulokseen päästiin tavallisella, tietokoneeseen integroidulla kameralla ja vaihtelevissa olosuhteissa.
– Ratkaisu mahdollistaa tulevaisuudessa reaaliaikaisen palautteen antamisen osallistujille sykkeen muutoksista palaverien aikana. Vireyden muutosten mittaamiseen etätilanteissa on luvassa parin vuoden sisään jopa kuluttajakäyttöön sopivia sovelluksia, Kykyri ennakoi.
Neljä vinkkiä etäkokouksen vetäjälle
- Varmista keskittymisen edellytykset. Fysiologinen virittyminen alkaa jo ennen palaveria. Jos on jo valmiiksi stressaantunut, niin kokemus palaverista ja sen hyödyistä voi jäädä heikoksi. Palaverien väliin tulisi jättää palautumistaukoja. Erityisen stressaavassa tilanteessa on syytä miettiä, kannattaisiko palaveri perua tai siirtää parempaan hetkeen.
- Madalla keskittymiskynnystä. Rauhoittumista asian äärelle voi tukea muutaman minuutin hengähdystauolla tai varaamalla alkuun hetki vapaamuotoisemmalle jutustelulle. Ohjaa avaamaan kamerat ja valitsemaan näyttöasetus, jossa kaikki näkyvät toisilleen, jos osallistuminen on palaverin onnistumiselle tärkeää. Voit pyytää sulkemaan muut ohjelmat ja sovellukset.
- Kutsu osallistumaan. Kannusta käyttämään puheenvuoroja sekä ilmaisemaan ajatuksia ja kokemuksia. Mitä enemmän puhut itse, sitä vähemmän osallistujille jää tilaa. Vaikka tavoitteena olisikin lähinnä informaation jakaminen, niin passiivisuudella etäpalavereissa on omat haittansa. Kutsu osallistujia kuuntelemaan toisiaan ja kommentoimaan kuulemaansa.
- Seuraa ryhmän vireystilaa palaverin aikana. Vireystilan seuranta on hankalampaa isoissa palavereissa, mutta mahdollista esimerkiksi kysymysten, reaktiopainikkeiden ja kädennostojen avulla. Vaihtele työtapoja ja tauota etäpalaverit useammin kuin lähipalavereissa olisi tarpeen.
Lähde: Virpi-Liisa Kykyri