”Välillä on hyvä kaataa ERP-järjestelmän kylmää betonia prosessien päälle.” Näin kuulin tutulta liiketoimintajohtajalta ollessani erään ERP-järjestelmän implementoinnin eli toiminnnanohjausjärjestelmän käyttöönoton pääkäyttäjänä.
Naureskelin, että eivät meidän liiketoimintaprosessimme kyllä taivu mihinkään geneerisen järjestelmän prosesseihin. Olin vakuuttunut, että järjestelmän pitää taipua organisaation toimintaan eikä toisinpäin.
Muutama kuukausi ja lukuisia suunnittelutapaamisia myöhemmin totesimme, että kyllä tämä 20 hengen maayhtiö pystyy hyvinkin mukautumaan ERP-järjestelmän vaatimuksiin.
Mistä moinen takinkääntö? Olinhan ollut aiemmin intohimoisesti toista mieltä. Tässä tapauksessa päätös pohjautui kahteen tekijään, kustannuksiin ja kehitykseen.
Järjestelmät, jotka räätälöidään seuraamaan organisaation ”ainutlaatuisia” liiketoimintaprosesseja, saattavat osoittautua kustannuksiltaan massiivisiksi. Kustannuksia tulee sekä hankintavaiheessa, mutta varsinainen pommi löytyy ylläpidosta.
Räätälöidyn järjestelmän kohdalla järjestelmäpäivitykset täytyy tehdä mittatilaustyönä ja se aiheuttaa kovien kustannusten lisäksi myös hitautta ja mahdollisia tietoturvariskejä.
Ylpeyden nieltyämme totesimme, että kansainvälisen yhtiön rakentaman ERP-järjestelmän luomat prosessit olivat tässä tapauksessa huomattavasti toimivammat kuin omat kotikutoiset prosessimme. Olen todistanut tämän sen jälkeen useissa tapauksissa.
Kunnossapitojärjestelmän prosessit osoittautuivat toimivimmaksi kuin alkuperäinen toimintatapa. CRM- eli asiakkuudenhallintajärjestelmän myyntiprosessiin taipuminen auttoi myyntitiimiä kehittämään omaa toimintaansa. Ja niin edelleen.
Miten sitten varmistaa, että järjestelmän mukanaan tuoma toimintamalli ei halvaannuta koko organisaatiota?
Kolmella osatekijällä voidaan luoda mahdollisimman hyvä perusta onnistuneeseen käyttöönottoon ja toimintatavan muutokseen.
Ensin pitää määritellä selkeästi järjestelmän tarkoitus, kuka sitä hyödyntää, mitä odotuksia datalle on, mitä arvoa järjestelmä tuottaa.
Sitten on selvitettävä järjestelmän prosessi, peilata sitä tämänhetkiseen prosessiin ja päivitettävä tarpeellisin osin. Roolien ja vastuiden on oltava erittäin selkeitä ennen implementointia.
Kolmanneksi on suunniteltava ja toteutettava koulutukset tehokkaasti ja kohdistetusti.
Kun nämä tekijät ovat kunnossa, voidaan luottavaisin mielin tilata betoniauto paikalle sementoimaan prosessit. Tämä tuo vakautta niin työntekijälle kuin yrityksellekin.
Kirjoittaja on tietojohtamisen diplomi-insinööri, jonka päivätyöhön kuuluu digitaalisten kyvykkyyksien kehittäminen. Kirjoittajan suuri missio on rakentaa siltaa teknologian ja käyttäjien välille.
- Haluatko lukea muita näkemyksiä? Lisää TEK-lehden kolumneja löydät täältä.