Lyhyen ja intensiivisen organisaatiotyöskentelyn pohjalta olen kerännyt omia näkemyksiäni tehokkaaseen palaverityöskentelyyn. Olen mukana TEKin lisäksi yliopistokollegiossa, sekä kilta- ja reserviläistoiminnassa ja istunut tuntikausia pohtimassa tapahtumia ja kehitysehdotuksia. Tästä syntyi idea siitä, kuinka tehostaa monien järjestöjen keskiössä olevia tapahtumia, eli kokouksia ja palavereja. Lukuisia kokouksia nähneenä, sekä johtamista ja projektinhallintaa opiskelleena, olen monesti pohtinut palaverien tehostamista. Kuinka estää kokouksien venyminen, keskustelun karkaaminen ja saada tehokkaammin aikaan parempia päätöksiä. Tässä siis viisi vinkkiä, joista on toivottavasti hyötyä niin valiokuntiin, kiltoihin, ryhmätöihin kuin työelämäänkin.
1. VALMISTAUDU KOKOUKSIIN
Olen lukuisia kertoja ollut palaverissa, jossa on käytetty yhteistä aikaa lähdemateriaalin lukemiseen, koska kaikki eivät olleet tutustunut siihen etukäteen. Joskus päätöksiä on tehty ilman kattavaa käsitystä aiheesta. Jo pelkästään esityslistan silmäilystä ja lähdemateriaalin lukemisesta on apua. Erilaisten kysymysten, mielipiteiden ja esille tuotavien pointtien valmistelu nopeuttaa kokousta ja todennäköisesti parantaa päätösten laatua. Tarvittaessa voi taustatietoja kysyä etukäteenkin. Kokouksiin valmistautuminen kannattaa aina.
2. PUHEENJOHTAJA
Onnistuneiden kokouksien yhdistävä tekijä on tehtävänsä osaava puheenjohtaja. Elimen tai instanssin puheenjohtajalla on yleensä tuplarooli. Puheenjohtaja on yleensä aktiivisin jäsen ja edustaa ryhmää. Sen myötä hänellä on usein paras tieto käsiteltävistä asioista. Tämän lisäksi puheenjohtaja toimii yleensä myös kokousten puheenjohtajana.
Tämä ei välttämättä ole ainoa vaihtoehto ja joskus voi olla järkevää määrittää erikseen henkilö, joka huolehtii, että kokous pysyy aikataulussa, keskustelu pysyy aiheessa ja asioista saadaan jonkinlainen päätös aikaan. Keskustelun harhailu ei yleensä ole kenenkään eduksi, joten puheenjohtajalla tulee olla rohkeutta tarvittaessa keskeyttää epäolennainen keskustelu.
3. ESITYSLISTAT
Harmittavan usein näkee esityslistoja, joissa käsiteltävää kohtaa kuvataan yhdellä sanalla. Esityslistan silmäily ei juuri auta, jos käsiteltävän kohdan sisällöstä ei ole mitään hajua ja listaa lukiessa tulee samanlainen olo kuin tietoteekkarilla sosiaalis-kollektiivisen suuntauksen luennolla.
Kaikille ei ole aina selvä kokouksen jälkeenkään, mitä esityslistan kohdassa käsiteltiin. Kohdan käsittelystä suuri osa saattaa kulua sen sisällön selvittämiseen. ”Siis mitä meidän tästä pitää päättää?” tai kuten erään kahdeksantuntisen palaverin asiakohdan yhteydessä tuli esiin: ”Miks me puhutaan tästä täällä?”
Tämän nimenomaisen palaverin jälkeen tein kyseiselle organisaatiolle esityslistapohjan tulevaisuutta varten. Jokainen esityslistan kohta sisälsi seuraavat asiat: Yleiskuvaus, esivalmistelut ja käsittelyn tavoite. Näiden lisäksi palaverin aikana lisättiin käsittelyn tulos (esim. päätös tai lausunto), sekä mahdolliset jatkotoimenpiteet (esim. lisäselvityksiä tai toimenpiteitä). Jatkotoimenpiteiden tulisi sisältää vähintään kuka tekee, mitä tekee ja millä aikataululla.
4. VERKOSTOIDU
Joillekin kommunikointi ja sosiaalisuus ovat haasteita. Työkavereiden tunteminen on kuitenkin ensisijaisen tärkeää. Jo pelkästään nimien opettelemisella pääsee pitkälle. Verkostoituminen on toisille luonnollinen, toisille luonnoton, mutta monesti aliarvostettu asia. Se auttaa tunnistamaan keneltä kysyä mielipidettä tai ideoita, sekä kenelle esittää ongelma. Ja kun ihmiset tuntevat sinut, saavat ideasi paremman vastaanoton. Samalla kasvatat verkostojasi ja saatat esimerkiksi löytää tulevan työpaikkasi.
5. ROHKEUS
Istumalla hiljaa et vaikuta. Kerro rohkeasti mielipiteesi ja ideasi. Etenkin HallOped-toiminnassa opiskelijaedustajalle voi olla kynnys kertoa eriävää mielipidettään, mutta opiskelijaedustajien mielipiteitä yleisesti arvostetaan. Kaikkea ei tietenkään tarvitse sanoa, eikä palaveria ole tarkoituksenmukaista pitkittää kertomalla jokaista mieleen tulevaa merkityksetöntä pikkuseikkaa tai hauskaa tarinaa. Mieluummin kuitenkin liikaa, kuin liian vähän.
Mukavaa kevättä ja tehokkaita palavereja kaikille toivoo opiskelija lappeen Rannoilta!
