Eräänä lauantaina ajoin itseni ongelmiin, kun olin lähdössä lasteni kanssa kesätapahtumaan.
Ennen lähtöä lupasin lapsilleni pari euroa käyttörahaa per nenä. Ei olisi pitänyt, odotukset nousivat heti pilviin.
Yhteiskäyttöön tarkoitettu kympin seteli ei helpottanut tilannetta. Rahat piti saada heti omaan käteen, vaikka lähtövalmistelut olivat vasta puolessavälissä.
Riitahan siitä syttyi.
Olin yrittänyt hillitä odotuksia hyvin tarkalla viestinnällä, miten ja milloin rahat käytettäisiin, kuka vastaisi kassasta ja miten kirjanpito hoidettaisiin. Aikajänne odotuksen muodostumisen ja itse ostotapahtuman välillä oli kuitenkin liian pitkä.
Lisäksi huomion olisi pitänyt olla hampaiden pesussa ja sukkien laittamisessa jalkaan. Onnistuin romuttamaan näiden toimenpiteiden tehokkaan toteuttamisen ottamalla esiin sinänsä kivan asian, mutta väärin ja väärään aikaan.
Väärin ajoitettu viestintä voikin romuttaa muuten onnistuneen odotustenhallinnan. Tämä pätee niin kotona kuin töissäkin.
Jos luot odotukset liian aikaisin, pitkä aikaväli latistaa asian. Jos luot odotukset liian myöhään, sidosryhmät ehtivät aloittaa korvaavia toimenpiteitä.
Muitakin sudenkuoppia on.
Viestinnän pitää olla sellaista, että kaikilla osapuolilla on selkeä käsitys, mitä tapahtuu tai mitä heiltä odotetaan.
Mutta entä jos kykyä ymmärtää ei ole? Tai sidosryhmien tapa hahmottaa maailmaa on ratkaisevasti erilainen? Tämäkin on otettava huomioon.
Oma epäonnistumiseni liittyi väärän ajoituksen lisäksi siihen, etten ottanut riittävästi huomioon eri-ikäisten lasten erilaista kykyä ymmärtää konseptia raha.
Kun toinen puhuu kolikoiden määrästä ja toinen luo oma-aloitteisesti kaksinkertaisen kirjanpidon, olisi minun pitänyt ottaa tämä huomioon jo ennen odotusten luomista.
Inhorealismi on usein toimiva lähestymistapa. Kun asettaa odotukset riittävän alas ja ottaa huomioon mahdolliset ongelmat, kukaan ei pety.
Parhaassa tapauksessa pääsee jopa yllättämään iloisesti, kun odotukset ylittyvät. Mutta jos odotukset pettää, silloin pelin menettää pitkäksi aikaa.
Perjantai-iltapäivän Teams-työpajassa olisi voinut olla odotettavissa väsyneitä katseita, harhailevia ajatuksia ja syvää hiljaisuutta.
Tällä kertaa niin ei käynyt. Olikin kolmen tunnin produktiivinen, hauska ja työteliäs Teams-sessio.
Ennen työpajaa kerroin tarkasti työpajan agendan ja sen, että jatkamme työskentelyä kello 16:een asti. Sitä aikaisemmin emme lopettaisi, kerroin.
Olin toki suunnitellut, että lopettaisimme jo kenties varttia aiemmin, mutta jätin tarkoituksella itselleni pelivaraa.
Kello 15.58 näytti siltä, että yli menisi – keskustelu oli sen verran antoisaa. Työpajalle varatun ajan ylittäminen olisi antikliimaksi, jota en halunnut.
Jätin viimeiset kohdat käymättä tarkasti ja kiitin kaikkia hyvästä työskentelystä. Lopetimme kello 16.00, emme minuuttiakaan aiemmin tai myöhemmin.
Odotukset täyttyivät niin työpajan kuin sen lopettamisen suhteen, ja kaikki lähtivät viikonlopun viettoon hyvillä mielin.
Kirjoittaja työskentelee datapäällikkönä Mediakonserni Keskisuomalaisessa ja on koulutukseltaan VTM ja DI.
- Haluatko lukea muita näkemyksiä? Lisää TEK-lehden kolumneja löydät täältä.