Tietojärjestelmäpäivitykset vievät helposti tietohallintojohtajan ja budjettivastaavan yöunet. Kemiran SAP-päivitys osoitti kuitenkin, että joskus asiat voivat sujua melkein kuin tanssi.
Teollisuuskemikaaleja valmistava Kemira luottaa monen muun suuren yrityksen tavoin saksalaisen ohjelmistojätin SAPin toiminnanohjausjärjestelmään.
Kemiralla oli käytössä jo vuonna 2006 julkaistu erppiklassikko ECC 6.0. SAP on ilmoittanut lopettavansa suositun järjestelmänsä tuen vuonna 2027 ja kannustaa yrityksiä siirtymään myös pilvessä toimivan S/4Hanan käyttäjiksi.
”Aiempi SAP-versiomme toimi palveluntarjoajan ylläpitämässä datakeskuksessa. Sekä ohjelmisto että rauta olivat tulleet käyttöikänsä päähän, joten päivitys oli tehtävä”, sanoo Kemiran tietohallintojohtaja Taras Podbereznyj.
Kun uusimistarve tuli ilmeiseksi, Kemiralla selviteltiin erilaisia vaihtoehtoja uudeksi toiminnanohjausjärjestelmäksi. Todellista haastajaa SAPille ei kuitenkaan ollut.
”Keskusteluja vaihtoehdoista kyllä käytiin, mutta kyvykkyytemme on rakennettu SAPin päälle. Liiketoiminta on käytännössä sataprosenttisesti järjestelmässä. Taustalla oli myös yli 20 vuoden yhteistyö, josta meillä on hyvät kokemukset.”
Putkeen meni!
Maailmassa on runsaasti tarinoita pieleen menneistä SAP-projekteista, jotka ovat pahimmillaan syösseet yrityksen konkurssin partaalle. Kemiran hanke oli toista maata. Sekä aikataulut että budjetti pitivät hyvin.
”Aikataulu ylittyi lopulta viidellä viikolla, mikä ei ole kovin paljon näin pitkässä projektissa. Viive tuli käyttöönottovaiheessa, kun testausta tarvittiin ennakoitua enemmän”, Podbereznyj sanoo.
Toiminnanohjausjärjestelmän lisäksi myös muut liiketoimintasovellukset siirrettiin omasta konesalista Microsoftin Azure-pilveen. Kemiralla oli samaan aikaan meneillään lisäksi muita ict-hankkeita, kuten uusi pilvipohjainen hinnoitteluratkaisu sekä digitaalisten palveluiden kehittäminen asiakkaille.
”SAP-siirtymässä saatujen kokemusten ja pilvipohjaisuuden ansiosta voimme tehdä muutoksia myös muihin ratkaisuihin entistä nopeammin. Pystymme lisäksi liikkumaan vikkelämmin yrityskaupoissa ja -järjestelyissä, mikä tuo meille selvää etua”, Podbereznyj sanoo.
Kumppanina toteutuksessa oli SAP-konsultointiin erikoistunut Cbs. Yritykset ovat tehneet yhteistyötä yli kymmenen vuoden ajan suurissa projekteissa sekä yrityskaupoissa ja -järjestelyissä.
”Maailmassa on vain muutamia yrityksiä, jotka pystyvät vetämään tämänkaltaisen projektin. Valinta oli selkeä pitkän yhteistyömme ansiosta. Halusimme luotettavan kumppanin, koska tiesimme, että projekti ei ole helppo”, Podbereznyj sanoo.
Iso mutta vikkelä projekti
Tietojärjestelmäprojektit ovat vaativia hankkeita, joiden läpivieminen vaatii aikaa. Kemiran projektissa esisuunnittelu, varsinainen suunnitteluvaihe ja toteutus kestivät noin kolme vuotta.
Cbs:n toimitusjohtaja Rainer Wittwen kertoo, että hankkeen laajuuteen nähden eteneminen sujui vikkelästi.
”Hankkeessa oli kolme suurta osaa, joista jokainen olisi jo yksinäänkin iso, noin 15 kuukauden projekti”, Wittwen sanoo.
”Kemira toimii kansainvälisesti, joten muutokset koskivat useita toimipaikkoja. Täysin uutena tuotteena otettiin käyttöön SAPin data-alusta Datasphere. Ja lisäksi middleware-väliohjelmistot siirrettiin uuteen pilviratkaisuun.”
Wittwen kehuu Kemiran SAP-päivitystä erinomaisesti suunnitelluksi hankkeeksi, jossa ei koettu matkan varrella suuria yllätyksiä.
”Kustannustenkin osalta Kemiran projekti muodostaa erittään hyvän vertailukohdan muille vastaaville S/4Hana-hankkeille. Yhteistyö oli kitkatonta, sillä suomalaiset ovat asiapohjaisia, eivätkä egot tule projektin tehtävien tielle. Tämä on konsulteista mukavaa ja saa työt sujumaan.”
Cbs kasvaa Suomessa
Saksalainen Cbs perusti oman haarakonttorin Suomeen kolmisen vuotta sitten.
”Meillä oli jo suuria asiakkaita Suomessa, joten toimiston avaaminen oli luontevaa”, Wittwen kertoo.
Hankkeissa työskentelevät asiantuntijat toimivat eri puolilla maailmaa. Myös Kemiran projektissa oli mukana asiantuntijoita Cbs:n eri toimipisteistä.
”Emme työskentele siiloissa, vaan haluamme tuoda projekteihin parhaat asiantuntijat heidän sijainnistaan riippumatta. Toki paikallinen läsnäolo on hyödyllistä esimerkiksi käyttäjäryhmien tilaisuuksiin osallistumisen takia”, Wittwen sanoo.
Tällä hetkellä Cbs:n Suomen toimistolla on noin 15 työntekijää, mutta Wittwen toivoo määrän kaksinkertaistuvan vuoden aikana. Kasvumahdollisuuksia ja kysyntää olisi, mutta haasteena on senioritason asiantuntijoiden löytäminen.
”Pilvi, tekoäly ja vastuullisuus ovat megatrendejä, joissa vanhoilla järjestelmillä ei enää pärjää. Siirtymät työllistävät paljon it-ammattilaisia seuraavien viiden vuoden aikana”, Wittwen sanoo.
Parannusta analytiikkaan
Kemira halusi päivityksen yhteydessä parantaa analytiikkakykyjään ottamalla käyttöön aivan uuden raportointialustan SAP Analytics Cloudin ja Dataspheren kautta.
”Aiemmin kaikki data oli Business Warehouse -ratkaisun sisällä. Datasphereen voimme liittää myös muita datalähteitä. Tiesimme, että kyseessä on uusi tuote ja haasteita varmasti tulee. Pohja oli kuitenkin niin vahva ja prosessit kunnossa, että uskalsimme ottaa riskin”, Podbereznyj sanoo.
Muutto on aina hyvä tilaisuus hankkiutua eroon turhasta tavarasta. Podbereznyj kertoo, että Kemirassa saatiin siivottua noin 50 prosenttia datasta pois ennen siirtoa.
”Standardoimme ja harmonisoimme dataa paljon. Nyt käytössä on lähes puhdas ydin, jonka päälle rakentaa uutta. Oletuksena on, että jatkossa tarvitaan vähemmän räätälöintiä ainakin SAPin ytimen osalta. Kustomoinnit tehdään sitten enimmäkseen sovellustasolla.”
Kemirassa käytettiin S/4Hanaan siirryttäessä valikoivaa datansiirtoa (selective data transition), joka on välimuoto kokonaan uuden käyttöönoton ja vanhan järjestelmän konversion välillä.
Hankkeen sujumisessa auttoi, että Kemiran prosesseja oli optimoitu ja harmonisoitu pitkäjänteisesti jo aiemmassa versiossa.
”Hyvin toimivat prosessit pidettiin ennallaan, osaa on parannettu ja optimoitu, ja lopulta tarpeettomia poistettu”, Podbereznyj sanoo.
Kemiran ensikokemukset S/4Hanasta ovat olleet myönteisiä. Järjestelmä on selvästi aiempaa nopeampi, ja myös sovellusten kehityssykli on nopeutunut.
Onnekas poikkeus vai kehitystä?
Oliko Kemiran hyvin sujunut SAP-siirtymä onnellinen poikkeus kauhutarinoiden keskellä? SAPin Suomen toimitusjohtajan Mika Tannerin mukaan suurin osa tietojärjestelmien päivityksistä onnistuu nykyään hyvin.
”Vuosien varrella kertynyt kokemus on opettanut tekemään asiat paremmin. Myös metodologia on kehittynyt, ja hankkeet aloitetaan usein miettimällä, mitkä asiat muuttuvat käyttäjän näkökulmasta. Clean core -filosofian mukaisesti järjestelmän ydin pidetään mahdollisimman puhtaana”, Tanner sanoo.
Hankkeiden onnistumisprosenttia on myös parantanut se, että räätälöintiä tarvitaan nykyään vähemmän.
”Useimmiten projektien haasteet liittyvät enemmän liiketoimintaprosesseihin kuin teknologiaan. Onnistuneet päivitykset ruokkivat uusia onnistumisia, ja projekteissa on aiempaa vähemmän angstia.”
Vaikka vanhan ECC 6.0 -version tuen loppu häämöttää muutaman vuoden päässä, Tannerin mukaan suurin kannustin uuteen järjestelmään siirtymisessä on kuitenkin se, että innovaatioita voidaan kehittää paljon nopeammin pilveen perustuvassa mallissa.
”Hanaa voidaan ajaa myös paikallisessa konesalissa, mutta tavoitteenamme on kannustaa yrityksiä siirtymään mahdollisimman paljon saas-malliin”, Tanner sanoo.
Tekoäly tulee erppeihin
Tekoäly ei jätä rauhaan erppejäkään. SAP investoi viime kesänä runsaat miljardi euroa generatiivista tekoälyä kehittäviin startupeihin. Cbs:n Rainer Wittwen toteaa, että SAPissa on kuitenkin jo nyt käytössä useita koneoppimismalleja.
SAPin Mika Tannerin mukaan järjestelmien on tärkeä olla tulevaisuudenkestäviä. Nyt tulevaisuutta pyritään turvaamaan pilveen siirtymisellä, mutta jatkossa voidaan tarvita myös muuta.
”Tekoälykehityksen nopeus on nyt niin huimaa, että on todella vaikea arvioida, missä ollaan viiden vuoden päästä. On jännittävää nähdä, millaisia ratkaisuja asiakkaat kehittävät alkaessaan soveltaa tekoälyä käytäntöön.”
”SAP ei varsinaisesti ole ai-yritys, mutta se on optimaalinen ympäristö tekoälyn hyödyntämiselle. Pohjalla on aina strukturoitua dataa ja vähän kohinaa. Kun tähän yhdistetään dataa ulkoisista lähteistä, SAPin asiakkailla on erinomainen asema hyödyntää tekoälyä omassa liiketoiminnassaan”, Tanner sanoo.
Kemiran Taras Podbereznyj korostaa myös tekoälyn roolia jatkossa.
”Tekoälyllä tulee olemaan suuri rooli ratkaisuissamme, ja meillä on nyt erinomainen alusta edetä vauhdikkaasti kohti tulevaisuutta. Toinen merkittävä alue on kestävä kehitys ja siihen liittyvän tiedon kerääminen, hyödyntäminen ja raportoiminen liiketoiminnan tarpeisiin.”
